Herinnering en aanmaning

Een herinnering sturen

Hoewel het opdringerig kan aanvoelen, wordt het sturen van een herinnering door klanten als professioneel, en behulpzaam gedrag ervaren. Het doet geen afbreuk aan de klantrelatie.

Zelfs als er een incasso-opdracht aan te pas komt, is er in ruim méér dan de helft van de gevallen sprake van klanten-trouw. Je klant weet namelijk ook wel hoe de vork in de steel zit.

Wees dus niet verlegen, en gebruik de herinnerings- en aanman functies van fENNA. Zeker doen!

Klantspecifieke betaaltermijn

Als je een factuur maakt in fENNA, is de betaaltermijn standaard 14 dagen. Niet te lang, niet te kort.

Je kunt met je klanten natuurlijk een andere betaaltermijn afspreken. Die kun je ingeven in het factuurscherm, aan de rechterkant.

Als de factuur wordt opgeslagen of definitief gemaakt, wordt de aangepaste betaaltermijn bij de klantgegevens opgeslagen. Zodra je deze klant kies voor een nieuwe factuur, wordt de bijbehorende termijn automatisch ingevuld in de factuur.

Email-alert

Als de betaaltermijn is verstreken, en de factuur is niet betaald, krijg je een mailtje van fENNA om je te herinneren dat de factuur achterstallig is. Je kunt direct doorklikken naar het factuuroverzicht om een herinnering te sturen, of om de betaalstatus aan te passen.

Herinnering sturen

Voor achterstallige facturen kun je vanuit het factuuroverzicht een herinnering sturen, door op de knop “Herinnering” te klikken. Hierdoor wordt het verzendscherm voor de herinnering geopend.

Een herinnering sturen door po de knop te drukken.

In het verzendscherm staat de “herinnerings-brief” (in PDF) klaar. Deze is op zo’n manier opgesteld dat hij, mocht dat nodig zijn, later stand houdt in het incasso-traject. Die is dan ook niet te wijzigen.

Herinnering-verstuur scherm

De tekst van de begeleidende email staat ook klaar, maar die kun je aanpassen naar eigen inzicht. Door de herinnerings-email via fENNA te sturen, profiteer je van de “open-tracker”, zodat je kan zien dat de herinnering geopend is. Dat is heel erg bruikbaar.

Aanmanen

Als de factuur 14 dagen na het versturen van de herinnering nog steeds niet is voldaan, wordt het tijd om de aanmaning te sturen. Je krijgt opnieuw een email van fENNA om je te wijzen op het verstrijken van deze 14 dagen. De status van de factuur is veranderd in “in gebreke”.

Facturen die de status “in gebreke” hebben, hebben een knop om een aanmaning te sturen. Opnieuw is de aanmaning zorgvuldig opgesteld, als een zogenaamde WIK-brief, waarin de eventuele incasso-kosten worden voorgerekend. De begeleidende email-tekst kun je ook weer aanpassen.

Ook de aanmaning heeft een “open-tracker”, zodat je kunt zien dat hij is geopend.

Incasso

Als de betaling na het versturen van de aanmaning nog steeds uitblijft, kun je het dossier met één druk op de knop overdragen voor incasso. Onze partner Excellent Incasso rekent geen incasso-kosten voor elke eerste incasso-opdracht van het jaar.

Teksten in de factuur

Het belang van tekst in de factuur

De factuur moet op een juiste wijze beschrijven wat gefactureerd wordt. Je wil natuurlijk dat je klant begrijpt wat er in rekening wordt gebracht, en wat niet.

Op die manier kan ook worden vastgesteld, dat de juiste btw-tarieven zijn gehanteerd. Daar heeft de Belastingdienst dan weer interesse in. Daarnaast zijn sommige teksten verplicht, bijvoorbeeld om te markeren dat een factuur een intra-communautaire factuur is.

Inleidende tekst

Om een inleiding aan de factuur toe te voegen, of een referentie, moet je op het “Plus”-knopje klikken, rechts van de factuurdatum-sectie. Hierdoor wordt het tekst-veld zichtbaar waar je de inleiding, en ook een referentie-tekst in kunt vullen.

De inleidende tekst wordt opgeslagen bij de contactgegevens van de klant, zodat je een klantspecifieke inleiding kunt gebruiken, en toch consistent kunt blijven.

Intracommunautaire leveringen

Als een intracommunautaire levering in rekening gebracht wordt, plaatst fENNA automatisch de verplichte verwijzing naar het wetsartikel in de inleiding. Daar hoef je niks voor te doen, behalve een factuur opmaken voor een (niet-particuliere) klant in een EU-land.

Let wel op dat je, als je een particulier factureert, je het contact aanmaakt als “Persoon” en niet als “Bedrijf”, om niet ten onrechte als een intracommunautaire levering te factureren.

Referentie

Het invoerveld voor de referentietekst wordt ook zichtbaar als je op de “Plus”-knop klikt, onder de betaaltermijn. Let op: de referentietekst wordt niet bij de klantgegevens opgeslagen. Omdat die bij één klant toch steeds verschillend kan zijn.

Als je de referentie-tekst leeg laat, zal het tekst-label ook niet opgenomen worden in de factuur. Alleen als er werkelijk een referentie wordt ingevuld, wordt het label en de referentie-tekst afgedrukt.

Omschrijving

De factuurregel heeft standaard, de kop “Omschrijving”. Een goede factuur bevat, voor alle in rekening gebrachte dingen, een goede omschrijving. De belastingdienst heeft daar regels voor.

Je kunt in het omschrijvingen-veld alle tekst kwijt die daarvoor nodig is.

Producten

Naast de kop “Omschrijving” staat ook een “Plus”-knop. Als je deze aanklikt, verandert de indeling van de factuur. De keuzelijst voor producten wordt dan zichtbaar.

Als je producten gebruikt, wordt de standaard productomschrijving opgenomen in de factuur. Deze omschrijving kun je nog steeds uitbreiden door daarnaast een omschrijving toe te voegen. Deze wordt in de factuur dan opvolgend op de product-omschrijving afgedrukt.

Lees in dit artikel meer over het gebruik van producten in de facturatie.

Afsluitende tekst

In fENNA wordt automatisch een afsluitende tekst getoond, die de factuurdatum, de betaaltermijn en de gekozen bankrekening, combineert in een betaalinstructie. Je kunt deze aanpassen door op de tekst te klikken.

In het dialoogscherm kun je de tekst aanpassen met je eigen woorden. Je kunt verwijzingen naar het factuurnummer, de vervaldatum (de datum waarop de factuur betaald moet zijn) en het IBAN-nummer, toevoegen door op “+factuurnummer”, “+vervaldatum” of “+IBAN” te klikken. Deze verschijnen in de tekst respectievelijk als: {:invoice_number:}, {:due_date:} en {:IBAN_number:}, en worden dynamisch vervangen in het scherm en de factuur.

Je kunt, als je spijt hebt van je wijzigingen, altijd de standaardtekst herstellen, en opnieuw beginnen.

Email-tekst

De factuur wordt uiteindelijk gemaild naar je klant. De tekst van die email wordt, als de factuur definitief gemaakt wordt, ook opgeslagen bij de klant, als de check-box daarvoor aan staat.

Op deze manier kun je ook de emailtekst personaliseren voor je klant, zonder daar steeds moeite voor te hoeven doen.

Eigen cc

Je krijgt zelf een kopie van de email (en de factuur), maar daar is iets bijzonders mee.

Er staat beschreven dat de email naar de klant een andere is, om te zorgen dat de tracking van de oorspronkelijke email niet verstoord raakt. Je kunt in die tekst wel zien waar de oorspronkelijke email naartoe is verstuurd. Deze tekst kun je niet aanpassen of verwijderen.

“[Dit is een kopie van de factuur die naar de klant is verstuurd. Die is in een aparte email naar __________@________.___ gestuurd, om te zorgen dat de “openings-bevestiging” alleen werkt als de klant de email opent, en niemand anders.]”

Dynamische teksten

Als je facturen plant om later te versturen kun je datum-verwijzingen in de taksten toevoegen, die ten tijde van factureren worden omgezet. Lees in dit artikel hoe je dynamische teksten in de factuur gebruikt.

Logo uploaden

Logo in je huisstijl

Je kunt in fENNA natuurlijk je logo gebruiken, om je factuur aan te passen aan je huisstijl. Het uiterlijk van je factuur is belangrijk, het is ook een soort visite-kaartje van je bedrijf.

Instellingen in het facturatiescherm

Net als de andere factuurinstellingen, doe je dit direct in het facturatiescherm. Je ziet dan ook meteen hoe het uitwerkt. Kies “nieuwe factuur” in het snelmenu, om het factuurscherm te openen.

Dubbelklikken

Je uploadt het logo door te dubbel-klikken op het v;lak links-boven in het factuurscherm, met de tekst “Upload een logo”.

Logo vervangen

Om een logo te vervangen, dubbelklik je op het huidige logo. Het nieuwe bestand dat je uitkiest, vervang het huidige.

Grootte van het logo aanpassen

Als je met de muis over het logo gaat, wordt een kader zichtbaar, en een vierkantje, waarmee je de grootte van het logo kunt aanpassen. Hiermee kun je het logo passend maken in de factuur-layout.

Factuurvoorbeeld

Om je te helpen met het opmaken van je factuur, heeft fENNA de mogelijkheid om de factuur als PDF te bekijken, terwijl hij noet niet is “gemaakt”. Klik hiervoor op het oog-icoon in de menu-balk.

Factuur opmaken met een PDF-sjabloon

Vrijheid en creativiteit

Je factuur opmaken? Met een PDF-factuursjabloon heb je de vrijheid om je creativiteit te uiten op je offertes en facturen.

fENNA geeft je de mogelijkheid om je eigen stijl en -uitstraling onbegrensd te uiten.

Je factuur opmaken met  standaard instellingen

fENNA heeft standaard mogelijkheden om, door middel van verschillende opties voor documentkop en -voet, je factuur vorm te geven.

Je kunt een logo uploaden, en een combinatie van documentkop en -voet kiezen , die bij je bedrijf past. Simpel.

Factuur opmaken met standaardinstellingen

Je factuur opmaken met alle vrijheid

Toch is het soms fijn om meer vrijheid te hebben. Daarvoor bestaat de mogelijkheid om een PDF te uploaden, en die als achtergrond te gebruiken voor de factuur of offerte.

Op deze manier kun je alle mogelijke grafische uitingen toevoegen aan je factuur.

Dit artikel legt uit hoe het werkt.

Opmaak-scherm

Als je met je muis in het factuur- of offertescherm naar de rechterbovenhoek gaat, wordt opmaak-knop zichtbaar. Als je daarop klikt opent het opmaak-scherm.

Je kunt daar kiezen om een PDF document als sjabloon te uploaden met je eigen ontwerp, en te gebruiken.

In het voorbeeld wordt direct zichtbaar hoe de opmaak eruit zal zien.

Als je op de “Bewaar” knop klikt, wordt je gekozen opmaak opgeslagen.

Factuur opmaken met PDF-sjabloon geeft meer vrijheid.

Factuurgegevens

Het is belangrijk dat het PDF-sjabloon alle gegevens bevat die op de factuur horen te staan, zoals de bedrijfsnaam, adres, kvk-nummer en eventueel het btw-nummer. fENNA controleert dat niet.

De factuur met PDF-sjabloon gebruikt géén van de gegevens die zijn ingevoerd in fENNA. Dat zou je namelijk nogal beperken in de mogelijkheden voor de opmaak.

PDF-weergave

Kijk, als je de PDF gekozen heb even naar de PDF weergave, door in het factuur- of offertescherm op het “oogje” in de menubalk (aan de linkerkant van het scherm) te klikken.

Je kunt dat zien hoe de PDF daadwerkelijk als sjabloon wordt  gebruikt.

Vervolgpagina’s van je factuur opmaken

Let ook even op, hoe het PDF-sjabloon uitkomt als je een factuur van meerdere pagina’s maakt.

fENNA stelt de vervolgpagina’s net even anders samen, voor een efficiënte bladvulling. Zorg ervoor dat alles mooi blijft, ook als je offerte of factuur twee of 3 pagina’s bevat.

Meerdere sjablonen

Je kunt meerdere PDF sjablonen uploaden, en wisselen tussen de PDF sjablonen. Let hierbij op, dat het laatst gekozen sjabloon voortaan gebruikt wordt voor zowel de facturen als de offertes. Ook als je facturen hebt ingepland.

PDF-facatuursjabloon selecteren.






Meerdere facturen tegelijk betaald

Alles ineens

Stel je voor, je hebt een klant die in één keer meerdere facturen tegelijk betaalt. Het is niet ongebruikelijk, bijvoorbeeld omdat je klant in korte tijd twee facturen heeft ontvangen, omdat hij of zij kosten wil besparen (een overschrijving kost al gauw 10 cent), of omdat één van de facturen langere tijd onbetaald is gebleven. We krijgen dan soms de vraag hoe je die betaling dan moet verwerken. Deze blog beschrijft hoe je dat doet.

Om de beurt

Je wijst de betaling in twee (of meer keer) toe aan de facturen, en verwerkt iedere toewijzing. fENNA splitst dan de betaling op in tweeën, en wijst één deel, ten grootte van het factuurbedrag, to aan de factuur. De rest blijft “te verrekenen”. Je kunt dit zien in het scherm.

De betaling verwerken

Je selecteert de betaling in het betalingen-scherm. Dat opent het betalingen-verwerkingsscherm. Vervolgens sleep je één van de facturen, uit de “Te ontvangen” lijst (aan de rechterkant van het scherm), op de betaling.  Daarna klik je op de groene knop om de betalingen te verwerken. Dit is het moment dat de betaling gesplitst wordt, en het factuurbedrag van het te verwerken bedrag wordt afgetrokken. Het betalingen-verwerkingsscherm opent nu met het resterende bedrag. Bovenstaande video toont hoe het eruit ziet.

Restant verwerken

Het restant verwerk je op dezelfde manier, door de (of een) andere factuur, waarvoor de betaling bestemd is,  op de betaling te slepen. Iedere keer wordt het factuurbedrag van de te verwerken betaling afgehaald, totdat de betaling in zijn geheel verwerkt is.

Niet genoeg

Als het laatste restant niet toereikend is voor de laatste factuur, controleer dan als eerste of je wel de juiste openstaande factuur gekozen hebt. Als dat zo is, kun je betaling alsnog verwerken, maar bijft de factuur op “gedeeltelijk betaald” staan.

Teveel ontvangen

Als je teveel hebt ontvangen, kun je ervoor kiezen om het restant terug over te maken. Dat is wel zo netjes. Het teveel ontvangen bedrag krijgt dan de bestemming “10900 Kruisposten”. Als je het bedrag terug hebt overgemaakt, boek je dat bedrag ook op “10900 Kruisposten”, waardoor het tegen elkaar wegvalt.

Zakelijke Tikkies

Als je Tikkie Zakelijk gebruikt, kan het wat lastiger worden. Tikkie Zakelijk maakt het totaal van alle betalingen elke dag in één bedrag van Tikkie naar jou over. Je kunt dan niet zien wie de betalingen oorspronkelijk gedaan hebben. En dan wordt het wel heel lastig om te bepalen voor welke facturen het geld bedoeld was. Om dit op te lossen zul je contact moeten leggen met Tikkie zelf, dit kun je doen op de website van Tikkie doen. Zij kunnen zorgen dat de betalingen individueel worden overgemaakt, en niet op één grote hoop. Op die manier kun je de oorsprong van de betaling gemakkelijker achterhalen.