Een proef-offerte sturen

Proef-offerte sturen? Waarom zou je?

Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.

In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .

Met fENNA kan dat.

De proef-offerte sturen

Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.

fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.

Een proef-offerte stuur je met de "stuur mij een test"-knop.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.

Bijlagen

De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.

Ondertekenen

In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.

Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.

Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.

Aanpassen

Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.

Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.

Tevreden? Niet doorsturen!

Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.

Belasting in de boekhouding

Belasting in de boekhouding

Betalingen van belasting in de boekhouding verwerken is in fENNA niet moeilijk, maar je moet even weten wat je doet. We zetten het hier voor je op een rijtje.

Het type belasting bepaalt welke bestemming het krijgt in de boekhouding. Als je veel betalingen hebt gedaan, is het soms lastig om terug te vinden om welke belastingen het gaat.

Daarvoor gebruik je het aanslagnummer, en als dat niet beschikbaar is, het betalingskenmerk.

Betalingskenmerk

Bij veel betalingen is alleen het betalingskenmerk beschikbaar. Met dit betalingskenmerk kun je het aanslagnummer vinden in de zoekhulp van de belastingdienst.

Start de zoekhulp en geef aan dat je het aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer wilt weten. Kopieer dan het betalingskenmerk uit de omschrijving van de betaling, en plak het (in delen) in de invoer van de zoekhulp.

De Zoekhulp voor het aanslagnummer helpt je met het vinden van het aanslagnummer, zodat je de belasting in de boekhouding kunt verwerken.

Aanslagnummer

Om te zien aan welke belasting de betaling is besteed, kijk je naar het aanslagnummer. In dat “nummer” staat ook een letter, dat is waar je op let.

In deze tabel staat welke letter bij welke belasting hoort, en op welke bestemming je die boekt.

Letter in aanslagnummerSoort belastingBestemming
B, F, OOmzetbelastingOpenstaande btw-aangifte, eventueel 12100 BTW te betalen, als het gaat om een betaling van vóórdat fENNA werd gebruikt.
L, A, JLoonheffing15000 Te betalen loonheffing. Dit compenseert dan het bedrag van de loonjournaalpost, waardoor het daar weer glad loopt.
H, NInkomstenbelasting11002 Privé IB en ZVW betaald
WZorgverzekeringswet11002 Privé IB en ZVW betaald
VVennootschapsbelasting17500 Te betalen Vennootschapsbelasting
M, YMotorrijtuigenbelasting40601 Motorrijtuigenbelasting, als het gaat om een auto van de zaak. Anders is het een privé-opname of -storting (rekeningnummer 11001, of 11000 R/C directie).
TToeslagenToeslagen zijn altijd privé, en worden dus op 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie).
EReclamebelasting41110 Reclamekosten overig
DDividend belasting00941 Dividend belasting
ZOverigen11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie)

Je boekhouding downloaden

Een archief van je boekhouding downloaden

fENNA gebruikers kunnen een archief van de boekhouding downloaden. Dit archief bestaat uit een grootboekkaart in HTML formaat, voor het gekozen jaar, inclusief verwijzing naar de gekoppelde bijlagen, zoals facturen en de bonnetjes die je met de bonnetjes-app hebt vastgelegd.
Ook vind je alle facturen die je hebt gemaakt terug, en de bestanden die nog in het postvak staan, en dus nog niet zijn gekoppeld.
Tenslotte zijn de geüploade bankafschriften bijgevoegd, eventuele offertes, en de btw-aangiften.

Niet verplicht

Hoewel het een goed voelt om een afschrift van je boekhouding in eigen beheer te hebben, is het niet verplicht. Zolang je fENNA abonnement loopt, heb je toegang to alles. Er worden dagelijks back-ups gemaakt van fENNA, en de servers van fENNA staan ver boven zee-niveau.

Downloaden in een zip-bestand

Deze documenten worden samengevoegd in een zip-bestand. Door de compressie neemt het minder ruimte in, en is het bovendien in één bestand op te slaan. Met deze functie heb je altijd een afschrift van je administratie, ongeacht of je wel-of-niet met fENNA blijft werken.
Je kunt het op je eigen computer opslaan, op een externe harde schijf, of op een cloud opslag-dienst, zoals Dropbox of Google Docs.

Je boekhouding downloaden is zó gedaan in fENNA

 

Download starten

Je kunt de download starten vanuit Instellingen > download archief. Daar kies je het jaar dat je wil downloaden, en start je het proces. Het kan even duren voordat alle informatie is verzameld, en de download start. Kies “Bestand opslaan”, om ervoor te zorgen dat het opgeslagen wordt in de “Downloads” map. Als je het direct opent wordt het als tijdelijk bestand opgeslagen, in een moeilijk te vinden folder.

Bewaartermijn

De belastingdienst eist dat je je administratie na het einde van het boekjaar nog zeven jaar bewaart (10 jaar voor elektronische diensten, zoals fENNA zelf), voor eventuele nacontrole. Als je een download maakt van je administratie kun je daar simpel aan voldoen.

fENNA