De loonjournaalpost

Privé opname of salaris

Als eenmanszaak heb je als ondernemer niet te maken met salarisadministratie (behalve voor je personeel). Je salaris bestaat uit zogenaamde privéopnamen. Dit zijn als het ware uitkeringen van de winst die je maakt (of nog gaat maken) en ze belasten het kapitaal (de waarde) van de onderneming.
Dat klinkt vervelend, maar je moet tenslotte ook eten. Bovendien valt de winst toch onder inkomstenbelasting, of je die nu opneemt of niet. Meer informatie over het handig beheren van je eigen salaris en verdere kosten vind je hier.

Voor een DGA (directeur/ grootaandeelhouder) van een BV ligt dat anders. Die is (als het ware) in dienst van zijn onderneming, krijgt een salaris, en betaalt daarover loonheffingen. Samen vallen die onder loonkosten, en belasten zo de winst. De administratie hiervan leg je vast in de loonjournaalpost.
In ruil voor de extra kosten van de loonheffingen, valt de winst onder de vennootschapsbelasting, een lager tarief. Dat kan voordeliger zijn. Het hangt af van hoeveel winst er gemaakt wordt.

Salaris in de administratie

Als DGA heb je dus te maken met (je eigen) salaris. In je administratie moet je die zó boeken dat die inderdaad de winst belasten. Bovendien, is het voor de Belastingdienst belangrijk dat je kunt aantonen dat je inderdaad salariskosten maakt, en dat die overeenstemmen met de aangifte die gedaan is.

Het loonjournaal vastleggen

Met de loonjournaalpost leg je in de boekhouding vast wat de loonkosten zijn, en hoe ze zijn opgebouwd uit loonheffingen en nettoloon.
Om een loonjournaalpost te maken ga je naar “Resultaten” (rechtsonder in de menubalk), en kies je “Nieuwe mutatie” (zo heet een journaalpost in fENNA, dat klinkt begrijpelijker). Hiermee open je het scherm om een boeking te doen in je administratie.

 

Vervolgens klink je op “Memoriaalboek”, dit opent een dropdown-menu, waarin je voor “Salaris” kiest.
Bepaal daarna de boekingsdatum. Het maakt eigenlijk niet uit welke dag van de maand je kiest. Zolang er maar voor iedere maand een boeking te vinden is. Geef een zinvolle omschrijving, en -dat is optioneel- wijs jezelf als contact toe (het helpt om de post later terug te vinden).

De feitelijke posten in de boeking zijn (zoals het voorbeeld hieronder):


• debet voor het brutoloon bedrag, op rekening: “44000 Lonen en salarissen”
• credit voor het netto-loonbedrag (rekening: “21000 Netto lonen”) , en de loonheffingen (“15000 Te betalen loonheffing”).

Vooruitboeken

Voor de DGA is het salaris verloop voor het jaar vaak voorspelbaar (daar ben je tenslotte zelf de baas over). Je kunt, als je de eerste loonjournaalpost hebt gemaakt, die voor de rest van het jaar ook boeken. Maak daarvoor een nieuwe mutatie, en sleep het voorbeeld van de rechterkant op het werkblad. De gegevens worden overgenomen, en je hoeft alleen nog de datum aan te passen. Daar heb je voorlopig geen omkijken meer naar.

Betalingen

De bedragen voor het nettoloon en de loonheffing zijn geboekt op zogenaamde tussenrekeningen. Dat wil zeggen dat ze, als alles is afgerekend, een nul-saldo hebben (“glad lopen”, noemt je accountant dat).

Als je de betalingen hebt ingelezen, geef je de (netto) salarisbetaling de bestemming: “21000 Netto lonen”. De betaalde loonheffing (zorg ervoor dat die tijdig wordt betaald!) wijs je toe aan “15000 Te betalen loonheffing”. Beiden zijn dan debet-boekingen (ten last van je bankrekening), en zorgen ervoor dat het saldo op 0 komt te staan.

De balans

De loonheffing moet binnen één maand ná het einde van de salaris-maand overgemaakt worden aan de Belastingdienst. Daarom zal de balans, aan het einde van het jaar, op de post “Te betalen loonheffing” het openstaande saldo van december bevatten.

Werknemers

In principe werkt de boeking voor werknemers hetzelfde. Alleen wordt het brutoloon verdeeld over meer posten, zoals bijvoorbeeld vakantiegeld en pensioenpremies. De berekeningen zijn gebonden aan wetgeving en cao-afspraken. De rekeningen zijn er, maar voor advies hierover adviseren we contact op te nemen met een kantoor dat salarisadministraties doet, zoals onze partner Freen & Co in Amsterdam.

Van inclusief btw naar exclusief btw

Omrekenen van inclusief naar exclusief

Voor particulieren spreek je vaak een prijs af inclusief btw. Dat is voor hen de uiteindelijke prijs.  Het is vaak lastig om daarvan het juiste bedrag exclusief btw te bepalen.

Bij het omrekenen van inclusief btw naar exclusief btw is een veel gemaakte fout om 79% van het totaal-bedrag te nemen. Dat klinkt ook logisch, maar is toch niet correct.

Laat fENNA het voor je doen

Dit kan fENNA natuurlijk ook voor je doen. Je weet dan zeker dat het goed gaat.

Klik daarvoor op het “plus”-teken naast de “Prijs”-kolom in de offerte of factuur. Dit toont de bedragen voor de btw en de totaalbedragen in kolommen, in plaats van rijen onderaan. Je kunt dan te totaalprijs direct invoeren.

Totaalbedrag invullen

Vul bij “Totaal” de prijs inclusief btw in, en druk op [ENTER]. fENNA rekent dan de prijs exclusief btw en het btw-bedrag uit.
Bij aanpassing van de totaalprijs naar bijvoorbeeld 2000 (omdat je dat afspreekt met de klant), past fENNA meteen de prijs exclusief btw, en de btw aan naar het juiste bedrag.

Wordt dan:

Wat fENNA doet

De correcte manier om van het bedrag inclusief btw naar het bedrag exclusief btw te gaan, is het brutobedrag delen door het btw-percentage-plus-100% (dus 121% of 109%):

BRUTO ÷ (BTW% + 100%) = NETTO

Op deze manier kom je met een bedrag inclusief btw van 100 en een btw percentage van 21% uit op het nettobedrag van 82,64.

Voor fENNA is het een eitje.

Hoofdrekenen met fENNA

fENNA helpt je met rekenen in de offerte of factuur. In de kolommen “Aantal” en “Prijs” zit een (verborgen) rekenfunctie.  “Volgens Bartjens”, de beroemde zestiende-eeuwse schoolmeester.

Zo heb je de mogelijkheid om snel te rekenen, en vlot tot een correcte offerte of factuur te komen.

Een voorbeeld

Deze functie komt goed van pas om snel te berekenen wat een totaalprijs zal worden, zonder dat je zelf met de rekenmachine in de weer moet gaan. Dit komt bijvoorbeeld van pas bij het opstellen van offertes.

Hieronder zie je een voorbeeld voor het stukadoren van 33 vierkante meter.
Bij “Prijs” vul je het aantal maal (vermenigvuldigen is met “*“, niet met “x”) de vierkante-meterprijs in, in dit geval: 33*67. Je hoeft niet zelf uit te rekenen wat dit bedrag wordt, want zodra je ergens anders klikt of op de [ENTER]-toets (op je toetsenbord) drukt, rekent fENNA het voor je uit.

Wordt zo:

Dit hulpmiddel kan je ook gebruiken met plus- en mintekens, evenals met het deelteken.

Complexe berekeningen

Complexere berekeningen maak je door [ENTER] te geven na een tussenstap, en met het resultaat verder te rekenen. Maar voordat je ingewikkeld gaat doen, moet je natuurlijk even kijken of je niet met producten of diensten met eenheidsprijzen wil werken.

 

Producten factureren

Diensten of producten factureren

Als bedrijf lever je doorgaans verschillende diensten en producten, met hun eigen tarieven. Het is dan belangrijk om in je facturen hier onderscheid in te maken. Met fENNA beheer je deze, en hun tarieven eenvoudig. Door zo je diensten of producten te factureren heb je sneller een correcte en overzichtelijke factuur.

Standaard producten of diensten

Voor bijna tweehonderd branches heeft fENNA bij het aanmaken van het account een (branche-specifieke) set producten of diensten klaargezet. Het tarief mag je natuurlijk zelf bepalen. Je kunt deze direct gebruiken, net als je andere factuurgegevens, maar ook aanpassen naar je eigen wensen.

Je producten vinden

In het factuurscherm kun je de producten in je factuur tonen door op het plusje naast “omschrijving” te klikken, zoals hieronder te zien is.

Vervolgens kun je door op “selecteer” te klikken het drop-down menu tevoorschijn halen. Hierin staan je producten en kun je ze heel eenvoudig beheren.

Een product wijzigen

Om een product (of dienst) aan te passen selecteer je “wijzig/voeg toe”. Dit opent een scherm waarin je producten staan.

Wil je een product aanpassen, klik dan op de productregel. Dit opent het bewerk-scherm van het product.

Hier kun je de omschrijving van je product aanpassen, en de prijs. Je kunt meteen aangeven of deze inclusief, of exclusief btw is.
Verder kun je hier ook het type btw specificeren, zoals 0, 9 of 21 procent, of “btw verlegd”.

Als je daarna op “Bewaar” klikt, is je factuurscherm in fENNA meteen bijgewerkt.

Producten toevoegen

Ook om een product toe te voegen selecteer je “wijzig/voeg toe” in het drop-down menu. In plaats van de regel van een bestaand product te selecteren klink je nu op “Nieuw product”. Vervolgens kun je ook hier de naam, de eenheidsprijs en de btw-specificaties bepalen.

Bedragen en btw berekenen

In het factuurscherm kun je de producten (of diensten) selecteren in het drop-down menu en moet je zelf het aantal invullen dat op de factuur moet staan. Je hoeft niet ook zelf te gaan rekenen, want fENNA vult automatisch het juiste bedrag in voor het ingevulde aantal eenheden.
De “omschrijving” is nog steeds beschikbaar voor toelichting en deze kun je per item invullen.

Standaard-prijzen

De producten of diensten die je in het productscherm bewerkt, zijn voor alle facturen en offertes beschikbaar. Als je een keer een andere prijs wil hanteren, kun je die in de factuur overschrijven. Dan wordt die andere prijs voor die éne factuur gebruikt. De anderen zullen de standaard-prijs hanteren. Hetzelfde geldt voor het btw-tarief.

Video

Zie voor een uitgebreide demonstratie de video op ons videokanaal