De btw op je factuur

Btw voor iedereen

Iedereen heeft met de Belasting Toegevoegde Waarde (btw) te maken. Zelfs als je onderneming niet btw-plichtig is, betáál je nog steeds btw.
Je leest in dit blog over het principe van toegevoegde waarde, en hoe btw werkt. Voor het factureren en de bijbehorende boekhouding heeft het nogal wat impact.
Dit artikel legt uit wat er met de btw op je factuur gebeurt in welke situatie.

Hoe bepaalt fENNA de btw op je factuur?

Als je een factuur maakt, kijkt fENNA naar een aantal dingen bij het bepalen van het btw-tarief, en het boeken van de omzet in de boekhouding, en in deze volgorde:

  1. of de onderneming btw-plichtig is
  2. het land van de klant (dat je invult bij de adresgegevens)
  3. of “btw-verlegd” is aangevinkt
  4. het aangegeven tarief van de factuurregel

Daarmee wordt de btw-boekhouding bijgehouden, die ervoor zorgt dat de juiste bedragen in de aangifte op de juiste plaats komen te staan.

Niet btw-plichtig

Als de onderneming niet btw-plichtig is, mag die geen btw in rekening brengen. Eventuele btw-instellingen op product-niveau (die producten op hoge of lage btw-tarieven toewijzen) worden overschreven in het factuurscherm. De btw-percentage-selectie in het factuurscherm staat op 0% en is niet te veranderen.

Btw-plichtigheid stel je bij instellingen
Bij instellingen stel je in als je tw-plichtig bent.

Kleine-ondernemersregeling (KOR)

Vanaf 2020 kun je er onder bepaalde omstandigheden voor kiezen om gebruik te maken van de kleine-ondernemersregeling (KOR). Door bij de btw instellingen te kiezen voor “niet btw-plichtig”, helpt fENNA je bij het maken van je facturen (er wordt niet per ongeluk btw in rekening gebracht), maar ook bij de inkopen (je kunt niet per ongeluk btw-aftrek boeken). Lees hier meer over de nieuwe KOR .

Tarieven of vrijstellingen

Het normale btw-tarief is 21%. Voor sommige producten of diensten, of in bijzondere gevallen, is het lage tarief (9%), het nultarief, of btw-vrijstelling van toepassing. Zie de op de pagina tarieven en vrijstellingen [https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven_en_vrijstellingen/] bij de belastingdienst welke dit zijn.

In fENNA kies je voor vrijgestelde producten en diensten het 0%-tarief op de factuur.

Als je vaste producten of diensten levert, kun je daarvoor het btw-tarief opvoeren, dat onder normale omstandigheden (zonder verlegging, bij binnenlandse klanten)  wordt gebruikt.

Btw verlegd

In bepaalde gevallen (zie op we website van de belastingdienst wanneer je btw moet verleggen), wordt de btw verplichting verlegd van de leverancier naar de klant. Dat wil zeggen dat er geen (0%) btw op de factuur komt, en het totale factuur bedrag geen btw bevat.

Als één van de producten of diensten op de factuur onder deze “verleggingsregeling” valt, moet de btw voor de hele factuur verlegd worden, ook als de andere producten of diensten op zichzelf geen verlegging zouden opleveren.

In fENNA vink je “btw verlegd” aan in het factuurscherm. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op een aparte grootboekrekening geboekt, zodat altijd is na te gaan welke omzet verlegd is.

Verkopen binnen de EU.
© Thijs ter HaarCreative commons licentie

Verkopen aan andere landen binnen de EU

Je kunt bij het klant-adres aangeven wat het land is. Als dat een land is in de EU (en niet het thuisland), én als de klant een bedrijf is, geldt de verleggingsregeling. De factuur krijgt de tekst “btw verlegd” in de kop, en een verwijzing naar artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112.

Voor particuliere klanten (“Personen” in fENNA) wordt de btw als normaal berekend.

De verlegde omzet wordt in de boekhouding op “Omzet binnen de EU” geboekt, zodat het voor de btw-aangifte goed verwerkt kan worden.

Verkopen aan andere landen
Je kiest het land van de klant in het contacten-scherm

Verkopen aan andere landen buiten de EU

Voor verkopen aan landen buiten de EU wordt aan personen de btw als op normale wijze berekend. Bij verkopen  aan buitenlandse bedrijven bereken je geen btw , en fENNA boekt de omzet als “omzet buiten de EU”. Ook hier kijkt fENNA naar het land van de klant.

Hoe btw werkt

Wat is btw?

Btw staat voor “Belasting (op) Toegevoegde Waarde”.
De belasting over toegevoegde waarde wordt op een slimme manier bij consumenten geïncasseerd, bij alles wat die koopt. Dit artikel beschrijft kort hoe btw werkt.
Toegevoegde waarde is de meerwaarde die een onderneming creëert. De Nederlandse staat belast die.

Een ander woord voor btw is  “omzetbelasting”, maar dat dekt de lading minder goed, zoals je hieronder zult zien.

De belastingdienst heft omzetbelasting via de facturen van ondernemingen.

Btw over het factuurbedrag

Als een onderneming btw-plichtig is, moet die over het factuurbedrag een belastingtarief (btw-tarief) heffen, en incasseren namens de Belastingdienst. De onderneming geeft zowel de omzetbedragen en de geheven btw  bedragen  op in de btw-aangifte, en draagt dat vervolgens de btw af.
Verschillende soorten producten en diensten worden belast met een verschillend tarief, hoog (nu 21%), laag (nu 9%), of een nul-tarief (0%). Op de website van de belastingdienst kun je vinden welke tarieven en vrijstellingen waarvoor gelden.

De onderneming berekent het totale factuurbedrag, per product of dienst, op deze manier:

totaal factuurbedrag = factuurbedrag + (btw-percentage x factuurbedrag)

Het totale bedrag inclusief btw wordt ook wel “bruto bedrag”, genoemd, en het bedrag, exclusief btw “netto”.

Btw over inkopen: voorbelasting

Hoewel het woord omzetbelasting anders doet vermoeden, gaat de belasting gaat over toegevoegde waarde, en niet de totale omzet. Daarom mag je de btw die aan de onderneming in rekening is gebracht (in veel gevallen) aftrekken van het af te dragen btw-bedrag. Er zijn uitzonderingen, waaronder bijvoorbeeld relatie-geschenken en zakelijk uit eten of -drinken. Ook mag je natuurlijk alleen btw die in rekening is gebracht aftrekken, en niet zomaar 21 procent van de totale kosten. De af te trekken btw wordt voorbelasting genoemd.

Hoe btw werkt: voorbeeld

Een voorbeeld maakt duidelijk hoe btw werkt in de economische keten.

Voorbeeld: hoe werkt btw in aardappelhandel

Je kunt je voorstellen dat een aardappelhandelaar bij een boer één ton aardappels inkoopt voor 1000 euro. Hierover brengt de boer 9% btw in rekening (levensmiddelen vallen onder het lage tarief). Op de factuur staat dus een totaalbedrag van 1090 euro.
De aardappelhandelaar verkoopt de aardappelen per kilo voor € 1,75 aan haar klanten (de consumenten). Hierover brengt ze dan ook 9% btw in rekening, dus op het bonnetje staat: € 1,91 per kilo.

Toegevoegde waarde

Als alle aardappelen zijn verkocht, heeft de handelaar 1910 euro ontvangen, waarvan 160 euro btw (1910 – 1750). De aardappelen die de handelaar eerder voor 1000 euro gekocht heeft, zijn voor 1750 verkocht. Ze heeft dus 750 euro waarde toegevoegd.

Wie betaalt uiteindelijk?

De geïncasseerde btw is 160 euro. De handelaar betaalt deze btw aan de belastingdienst, maar pas nadat er de betaalde 90 euro voorbelasting vanaf getrokken is (zodat de belasting daadwerkelijk over de toegevoegde waarde gaat).
De aardappelhandelaar draagt dus 70 euro btw af, en de boer 90 (we gaan er voor het gemak van uit dat de boer geen voorbelasting heeft om af te trekken). De 160 euro btw die de consument heeft betaald, wordt dus geïncasseerd via de boer en de handelaar.
Andersom: als de consument geen aardappelen koopt, voegt de handelaar geen waarde toe, en blijft de waarde van de aardappelen steken op 1000 euro, en de totale btw op 90.

Regels, regels, regels

Tot zover is het gemakkelijk. Maar er zijn regels voor bijzondere gevallen, zoals verkopen aan het buitenland, verleggingsregelingen, beperkingen op het recht op aftrek van btw bij verkoop van 0% producten of diensten. Je leest hier hoe fENNA je helpt met de btw op je factuur.
Kijk voor de regels en voorwaarden op de website van de Belastingdienst.

De loonjournaalpost

Privé opname of salaris

Als eenmanszaak heb je als ondernemer niet te maken met salarisadministratie (behalve voor je personeel). Je salaris bestaat uit zogenaamde privéopnamen. Dit zijn als het ware uitkeringen van de winst die je maakt (of nog gaat maken) en ze belasten het kapitaal (de waarde) van de onderneming.
Dat klinkt vervelend, maar je moet tenslotte ook eten. Bovendien valt de winst toch onder inkomstenbelasting, of je die nu opneemt of niet. Meer informatie over het handig beheren van je eigen salaris en verdere kosten vind je hier.

Voor een DGA (directeur/ grootaandeelhouder) van een BV ligt dat anders. Die is (als het ware) in dienst van zijn onderneming, krijgt een salaris, en betaalt daarover loonheffingen. Samen vallen die onder loonkosten, en belasten zo de winst. De administratie hiervan leg je vast in de loonjournaalpost.
In ruil voor de extra kosten van de loonheffingen, valt de winst onder de vennootschapsbelasting, een lager tarief. Dat kan voordeliger zijn. Het hangt af van hoeveel winst er gemaakt wordt.

Salaris in de administratie

Als DGA heb je dus te maken met (je eigen) salaris. In je administratie moet je die zó boeken dat die inderdaad de winst belasten. Bovendien, is het voor de Belastingdienst belangrijk dat je kunt aantonen dat je inderdaad salariskosten maakt, en dat die overeenstemmen met de aangifte die gedaan is.

Het loonjournaal vastleggen

Met de loonjournaalpost leg je in de boekhouding vast wat de loonkosten zijn, en hoe ze zijn opgebouwd uit loonheffingen en nettoloon.
Om een loonjournaalpost te maken ga je naar “Resultaten” (rechtsonder in de menubalk), en kies je “Nieuwe mutatie” (zo heet een journaalpost in fENNA, dat klinkt begrijpelijker). Hiermee open je het scherm om een boeking te doen in je administratie.

 

Vervolgens klink je op “Memoriaalboek”, dit opent een dropdown-menu, waarin je voor “Salaris” kiest.
Bepaal daarna de boekingsdatum. Het maakt eigenlijk niet uit welke dag van de maand je kiest. Zolang er maar voor iedere maand een boeking te vinden is. Geef een zinvolle omschrijving, en -dat is optioneel- wijs jezelf als contact toe (het helpt om de post later terug te vinden).

De feitelijke posten in de boeking zijn (zoals het voorbeeld hieronder):


• debet voor het brutoloon bedrag, op rekening: “44000 Lonen en salarissen”
• credit voor het netto-loonbedrag (rekening: “21000 Netto lonen”) , en de loonheffingen (“15000 Te betalen loonheffing”).

Vooruitboeken

Voor de DGA is het salaris verloop voor het jaar vaak voorspelbaar (daar ben je tenslotte zelf de baas over). Je kunt, als je de eerste loonjournaalpost hebt gemaakt, die voor de rest van het jaar ook boeken. Maak daarvoor een nieuwe mutatie, en sleep het voorbeeld van de rechterkant op het werkblad. De gegevens worden overgenomen, en je hoeft alleen nog de datum aan te passen. Daar heb je voorlopig geen omkijken meer naar.

Betalingen

De bedragen voor het nettoloon en de loonheffing zijn geboekt op zogenaamde tussenrekeningen. Dat wil zeggen dat ze, als alles is afgerekend, een nul-saldo hebben (“glad lopen”, noemt je accountant dat).

Als je de betalingen hebt ingelezen, geef je de (netto) salarisbetaling de bestemming: “21000 Netto lonen”. De betaalde loonheffing (zorg ervoor dat die tijdig wordt betaald!) wijs je toe aan “15000 Te betalen loonheffing”. Beiden zijn dan debet-boekingen (ten last van je bankrekening), en zorgen ervoor dat het saldo op 0 komt te staan.

De balans

De loonheffing moet binnen één maand ná het einde van de salaris-maand overgemaakt worden aan de Belastingdienst. Daarom zal de balans, aan het einde van het jaar, op de post “Te betalen loonheffing” het openstaande saldo van december bevatten.

Werknemers

In principe werkt de boeking voor werknemers hetzelfde. Alleen wordt het brutoloon verdeeld over meer posten, zoals bijvoorbeeld vakantiegeld en pensioenpremies. De berekeningen zijn gebonden aan wetgeving en cao-afspraken. De rekeningen zijn er, maar voor advies hierover adviseren we contact op te nemen met een kantoor dat salarisadministraties doet, zoals onze partner Freen & Co in Amsterdam.

fENNA