Betalingen

Hoe je bank-afschriften en contante betalingen verwerkt met fENNA.

Bankkoppeling

Bankkoppeling

De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.

De Bankkoppeling is nu in bèta-test, en komt op 20 januari 2023 algemeen beschikbaar.

Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken

De bankkoppeling werkt iedere dag je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan. 

Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!

De eerste keer bankkoppeling gebruiken

Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.

Even geduld

Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.

Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA  ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.

Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?

De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:

  • Abn Amro
  • ASN Bank
  • ING
  • Knab
  • Rabobank
  • Regiobank
  • SNS Bank
  • Triodos Bank

Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.

Externe dienstverlener

Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.

Twee keer toestemming geven

Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.

Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.

De toestemming is voor 3 maanden geldig. Na 3  maanden vervalt de koppeling dus automatisch.

Hoe koppel je een bankrekening

In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.

Stapsgewijs:

  1. Klik op “”
  2. Maak een UnfifiedPost account (of log er mee in)
  3. Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
  4. Log in bij je bank
  5. Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post

De bankkoppeling is gereed

Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.

Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 90 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…

De bankkoppeling is gereed.

UnifiedPost account

Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.

Inloggen op unifiedpost

Meer over PSD2

Lees meer over PSD2 (in het Nederlads) op de website van de Nederlandse bank.

Belasting in de boekhouding

Belasting in de boekhouding

Betalingen van belasting in de boekhouding verwerken is in fENNA niet moeilijk, maar je moet even weten wat je doet. We zetten het hier voor je op een rijtje.

Het type belasting bepaalt welke bestemming het krijgt in de boekhouding. Als je veel betalingen hebt gedaan, is het soms lastig om terug te vinden om welke belastingen het gaat.

Daarvoor gebruik je het aanslagnummer, en als dat niet beschikbaar is, het betalingskenmerk.

Betalingskenmerk

Bij veel betalingen is alleen het betalingskenmerk beschikbaar. Met dit betalingskenmerk kun je het aanslagnummer vinden in de zoekhulp van de belastingdienst.

Start de zoekhulp en geef aan dat je het aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer wilt weten. Kopieer dan het betalingskenmerk uit de omschrijving van de betaling, en plak het (in delen) in de invoer van de zoekhulp.

De Zoekhulp voor het aanslagnummer helpt je met het vinden van het aanslagnummer, zodat je de belasting in de boekhouding kunt verwerken.

Aanslagnummer

Om te zien aan welke belasting de betaling is besteed, kijk je naar het aanslagnummer. In dat “nummer” staat ook een letter, dat is waar je op let.

In deze tabel staat welke letter bij welke belasting hoort, en op welke bestemming je die boekt.

Letter in aanslagnummerSoort belastingBestemming
B, F, OOmzetbelastingOpenstaande btw-aangifte, eventueel 12100 BTW te betalen, als het gaat om een betaling van vóórdat fENNA werd gebruikt.
L, A, JLoonheffing15000 Te betalen loonheffing. Dit compenseert dan het bedrag van de loonjournaalpost, waardoor het daar weer glad loopt.
H, NInkomstenbelasting11002 Privé IB en ZVW betaald
WZorgverzekeringswet11002 Privé IB en ZVW betaald
VVennootschapsbelasting17500 Te betalen Vennootschapsbelasting
M, YMotorrijtuigenbelasting40601 Motorrijtuigenbelasting, als het gaat om een auto van de zaak. Anders is het een privé-opname of -storting (rekeningnummer 11001, of 11000 R/C directie).
TToeslagenToeslagen zijn altijd privé, en worden dus op 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie).
EReclamebelasting41110 Reclamekosten overig
DDividend belasting00941 Dividend belasting
ZOverigen11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie)

Mollie-betalingen in de boekhouding

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen.

Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt.

De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren.

Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler.

Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden.

Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren.

Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:

  1. Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
  2. De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
  3. De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
  4. De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:

  1. Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
  2. Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
  3. Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
  4. Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.

Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

fENNA