Zakelijke kosten privé betaald

Zakelijke kosten privé betaald

Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.

Hoe los je dat op

Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.

(Onkosten)vergoeding

Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.

Begunstigde

Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.

Wat maakt de vergoeding anders?

Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde.
Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.

Privé-storting in natura

De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.

Vereffenen

Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert.
Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van je verwerkingsregels.

Niet vereffenen

Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven.

De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).

In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.

Vergeten

Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.

Btw

Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).

Bewijsmateriaal

Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.

Betaalstatus wijzigen

Wel of geen betaling inlezen

fENNA wijzigt de betaalstatus van een factuur als een betaling verwerkt wordt voor een factuur. De boekhouding houdt zo mooi de betaalstatus bij.
Maar soms heb je geen tijd (of zin) om betalingen in te lezen, maar weet je wel dat een factuur is betaald. Daarom kun je vanaf nu de betaalstatus van de factuur wijzigen in het factuur-overzicht scherm.

Wijzig de betaalstatus van de factuur met het dropdown menu in facturen-overzicht.
Wijzig de betaalstatus met het dropdown menu.

Dropdown menu

Voor openstaande facturen is een drop down menu beschikbaar waarmee je kan aangeven of de factuur is betaald. Je kunt kiezen tussen contante betaling of een “andere”.
Als je “betaald (contant)” kiest, maakt fENNA meteen de boeking in het kasboek voor je. Dan klopt dat ook weer.
Als je “betaald (anders)” kiest, markeer je de factuur als betaald, maar er is geen betaling verwerkt. De status is dan “betaald*”. Aan het sterretje kun je zien dat de betaling nog niet verwerkt is. Als je met je muis boven de status-omschrijving komt, wordt dat verduidelijkt in tekst.

Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter "betaald".
Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter “betaald”.

Herinneringen, aanmaningen, incasso

Voor de factuur de op “betaald*” staat, kan je geen herinnering sturen vanuit fENNA. De factuur komt ook niet meer in de aanmaan- en incasso- alerts. Als je hem weer op “openstaand” zet, verandert de status weer terug. Dus als die “herinnerd” of “gemaand” was, zal dat opnieuw “herinnerd” of  “gemaand” zijn. Je doorbreekt de cyclus dus niet met de status-verandering. Bij wanbetaling kun je je factuur zo snel, en als fENNA-gebruiker gratis, overdragen aan Excellent Incasso.

Per ongeluk?

Als je per ongeluk de (verkeerde) factuur op “betaald*” zet, is er niks aan de hand. Je kunt hem gewoon weer op “openstaand” zetten. Als er al een herinnering of aanmaning was verstuurd voor de factuur, stelt fENNA de oorspronkelijk status opnieuw in.
Op deze manier kun je ook facturen die “echt” betaald zijn (waarvoor de betaling is verwerkt), óók op “openstaand” zetten. fENNA zet dan bank-betalingen op “te verwerken”, contante betalingen maakt fENNA direct ongedaan.

Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op "openstaand" zetten in het factuur-overzicht.
Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op “openstaand” zetten in het factuur-overzicht.

Betalingen inlezen

Als je betalingen inleest behandelt fENNA de factuur, die op “betaald*” staat, als een gewone openstaande factuur. De factuurbetaling wordt in principe automatisch verwerkt. Als dat niet lukt, zijn de facturen met status “betaald*” beschikbaar in het rechter-paneel, om met de hand te verwerken.

Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.
Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.

Betalingsverwerking – handig met fENNA

Betalingsverwerking gemakkelijk gemaakt

Het verwerken van betalingen is in fENNA het belangrijkste wat je doet, op het factureren na. De Betalingsverwerking is voor een gedeelte geautomatiseerd, maar je zult het betalingen-scherm toch regelmatig nodig hebben.
In het betalingen-scherm kies je de bestemming van de betaling. Daarmee wordt de boekhouding bijgewerkt.
Als de betaling gebruikt is voor een inkoop, maakt fENNA die op de achtergrond ook aan. Je kunt direct de PDF van de inkoop-factuur bijvoegen. En de inkoop later bij “Inkopen” terugvinden.

Je laat fENNA een inkoop aanmaken door een Btw-percentage te kiezen. Als de inkoop-factuur meerdere Btw-tarieven heeft, verdeel je het betaalde bedrag. Gebruik daarbij de waarde inclusief Btw in de uitsplitsing.

De Btw-code

fENNA bepaalt voor bijna 80% van de bestemmingen welke Btw-code erbij hoort. Automatisch. Dat gaat alvast goed. Als er meerdere mogelijkheden zijn, stelt fENNA er één voor, maar moet je zelf controleren of het klopt, en eventueel veranderen. Als je niet zeker bent over hoe het zit met de Btw, kijk dan eens op de website van de Belastingdienst.

fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.
fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.

Buitenlandse leveranciers

Let op dat voor buitenlandse leveranciers een nultarief geldt voor de Btw. fENNA werkt daar mee, maar het betekent wel dat in het adres van het contact het juiste land moet worden aangegeven.

Niet Btw-plichtig

Als je niet Btw-plichtig bent, houdt fENNA daar ook rekening mee. Voor inkopen wordt de 0% Btw-code gekozen. Voor andere betalingen natuurlijk gewoon “geen inkoop”.

Hoe werkte het ook weer?

We hebben vastgesteld dat het scherm voor het verwerken van betalingen het lastigste is, van heel fENNA. Ondanks dat er video’s beschikbaar zijn over hoe het ook weer werkt, kan het best zijn dat je even bent vergeten hoe het ook weer zat.

Om je in die gevallen te helpen, hebben we een functie toegevoegd, die instructies geeft over hoe de betaling te verwerken. Deze instructies verschijnen op het moment dat de verwerking “stokt”, en zijn bedoeld om je te wijzen op de drie zaken om in te voeren:

  • Contact
  • Bestemming
  • Btw-code (wordt in veel gevallen automatisch gedaan)

Of om een openstaande inkoop of verkoop op de betaling te ‘slepen’.

Openstaande inkopen of -facturen

Als je een openstaande inkoop of -factuur verwerkt, doe je dat door die op de betaling te slepen.

Omdat dan automatisch de bestemming en Btw-code wordt bepaald, en die niet veranderd hoort te worden, hebben we gezorgd dat de invoer voor de betaling niet meer gewijzigd kan worden.

Als je de verkeerde inkoop of factuur hebt gebruikt, kun je de juiste er alsnog op slepen. Dat werkt gewoon.

Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.
Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.

Herstellen

Als je eigenlijk helemaal geen inkoop of factuur had moeten slepen, klik je op “herstel” om opnieuw te beginnen met de betaling.

De Blauwe Knop

Wil je voortaan alle betalingen op dezelfde wijze verwerken, dan kies je voor de blauwe knop. De toewijzing van contact, bestemming en Btw-code wordt voortaan toegepast op betalingen met dezelfde IBAN van de tegenpartij, of waarvan de omschrijving de tekst in “beschrijving bevat” bevat.

Zie op deze blog-post hoe je betalingen automatisch laat verwerken met de Blauwe Knop.

 

fENNA