Handig met fENNA

Hoe je snel profijt hebt van fENNA.

Bankkoppeling

Bankkoppeling

De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.

De Bankkoppeling is nu in bèta-test, en komt op 20 januari 2023 algemeen beschikbaar.

Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken

De bankkoppeling werkt iedere dag je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan. 

Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!

De eerste keer bankkoppeling gebruiken

Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.

Even geduld

Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.

Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA  ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.

Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?

De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:

  • Abn Amro
  • ASN Bank
  • ING
  • Knab
  • Rabobank
  • Regiobank
  • SNS Bank
  • Triodos Bank

Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.

Externe dienstverlener

Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.

Twee keer toestemming geven

Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.

Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.

De toestemming is voor 3 maanden geldig. Na 3  maanden vervalt de koppeling dus automatisch.

Hoe koppel je een bankrekening

In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.

Stapsgewijs:

  1. Klik op “”
  2. Maak een UnfifiedPost account (of log er mee in)
  3. Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
  4. Log in bij je bank
  5. Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post

De bankkoppeling is gereed

Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.

Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 90 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…

De bankkoppeling is gereed.

UnifiedPost account

Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.

Inloggen op unifiedpost

Meer over PSD2

Lees meer over PSD2 (in het Nederlads) op de website van de Nederlandse bank.

Een verzamelfactuur maken

De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt.

Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd.

Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.

Voordelen

Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.

Hoe maak je een verzamelfactuur

Om een verzamelfactuur te maken, factureer je eerst de eerste factuur.

Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur.

Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur.

Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.

 

Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.

Verwijzigingen

fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.

Offerte status

Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.

Anders combineren

Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.

Een proef-offerte sturen

Proef-offerte sturen? Waarom zou je?

Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.

In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .

Met fENNA kan dat.

De proef-offerte sturen

Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.

fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.

Een proef-offerte stuur je met de "stuur mij een test"-knop.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.

Bijlagen

De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.

Ondertekenen

In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.

Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.

Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.

Aanpassen

Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.

Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.

Tevreden? Niet doorsturen!

Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.

fENNA