Een proef-offerte sturen

Proef-offerte sturen? Waarom zou je?

Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.

In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .

Met fENNA kan dat.

De proef-offerte sturen

Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.

fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.

Een proef-offerte stuur je met de "stuur mij een test"-knop.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.

Bijlagen

De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.

Ondertekenen

In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.

Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.

Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.

Aanpassen

Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.

Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.

Tevreden? Niet doorsturen!

Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.

Je boekhouding downloaden

Een archief van je boekhouding downloaden

fENNA gebruikers kunnen een archief van de boekhouding downloaden. Dit archief bestaat uit een grootboekkaart in HTML formaat, voor het gekozen jaar, inclusief verwijzing naar de gekoppelde bijlagen, zoals facturen en de bonnetjes die je met de bonnetjes-app hebt vastgelegd.
Ook vind je alle facturen die je hebt gemaakt terug, en de bestanden die nog in het postvak staan, en dus nog niet zijn gekoppeld.
Tenslotte zijn de geüploade bankafschriften bijgevoegd, eventuele offertes, en de btw-aangiften.

Niet verplicht

Hoewel het een goed voelt om een afschrift van je boekhouding in eigen beheer te hebben, is het niet verplicht. Zolang je fENNA abonnement loopt, heb je toegang to alles. Er worden dagelijks back-ups gemaakt van fENNA, en de servers van fENNA staan ver boven zee-niveau.

Downloaden in een zip-bestand

Deze documenten worden samengevoegd in een zip-bestand. Door de compressie neemt het minder ruimte in, en is het bovendien in één bestand op te slaan. Met deze functie heb je altijd een afschrift van je administratie, ongeacht of je wel-of-niet met fENNA blijft werken.
Je kunt het op je eigen computer opslaan, op een externe harde schijf, of op een cloud opslag-dienst, zoals Dropbox of Google Docs.

Je boekhouding downloaden is zó gedaan in fENNA

 

Download starten

Je kunt de download starten vanuit Instellingen > download archief. Daar kies je het jaar dat je wil downloaden, en start je het proces. Het kan even duren voordat alle informatie is verzameld, en de download start. Kies “Bestand opslaan”, om ervoor te zorgen dat het opgeslagen wordt in de “Downloads” map. Als je het direct opent wordt het als tijdelijk bestand opgeslagen, in een moeilijk te vinden folder.

Bewaartermijn

De belastingdienst eist dat je je administratie na het einde van het boekjaar nog zeven jaar bewaart (10 jaar voor elektronische diensten, zoals fENNA zelf), voor eventuele nacontrole. Als je een download maakt van je administratie kun je daar simpel aan voldoen.

Mollie-betalingen in de boekhouding

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen.

Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt.

De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren.

Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler.

Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden.

Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren.

Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:

  1. Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
  2. De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
  3. De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
  4. De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:

  1. Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
  2. Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
  3. Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
  4. Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.

Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

fENNA