Je kunt in fENNA natuurlijk je logo gebruiken, om je factuur aan te passen aan je huisstijl. Het uiterlijk van je factuur is belangrijk, het is ook een soort visite-kaartje van je bedrijf.
Instellingen in het facturatiescherm
Net als de andere factuurinstellingen, doe je dit direct in het facturatiescherm. Je ziet dan ook meteen hoe het uitwerkt. Kies “nieuwe factuur” in het snelmenu, om het factuurscherm te openen.
Dubbelklikken
Je uploadt het logo door te dubbel-klikken op het v;lak links-boven in het factuurscherm, met de tekst “Upload een logo”.
Logo vervangen
Om een logo te vervangen, dubbelklik je op het huidige logo. Het nieuwe bestand dat je uitkiest, vervang het huidige.
Grootte van het logo aanpassen
Als je met de muis over het logo gaat, wordt een kader zichtbaar, en een vierkantje, waarmee je de grootte van het logo kunt aanpassen. Hiermee kun je het logo passend maken in de factuur-layout.
Factuurvoorbeeld
Om je te helpen met het opmaken van je factuur, heeft fENNA de mogelijkheid om de factuur als PDF te bekijken, terwijl hij noet niet is “gemaakt”. Klik hiervoor op het oog-icoon in de menu-balk.
Met de grootboekkaart van fENNA heb je een goed overzicht van wat er is gebeurd in de boekhouding. Je ziet er alle posten die geboekt zijn, per rekening.
Je kunt ze ook gemakkelijk aanpassen en in sommige gevallen, annuleren – direct vanuit de grootboekkaart. fENNA zorgt er automatisch voor dat je boekhouding altijd klopt, zodat alles netjes aansluit..
Schoon schip maken met de grootboekkaart
De grootboekkaart is bij uitstek geschikt om correcties uit te voeren in de boekhouding. Vooral als er, in een periode, herhaaldelijk een verkeerde boeking is gedaan. Het is onmisbaar bij de jaarafsluiting.
Resultatenscherm
De grootboekkaarten kun je vinden in het resultatenscherm. Je opent dat door op de resultaten link in de menu-balk te klikken. De link naar de grootboekkaarten is dan te vinden onder de kop “Rapportages”.
Selectie van de grootboekrekening
In het grootboekkaart-scherm kies je de grootboekrekening die je wilt inspecteren, in een drop-down keuzelijst. Door in de zoekbalk te typen, kun je snel zoeken in de lijst grootboekrekeningen.
Je keuze voor de rekening wordt in de sessie onthouden, zodat je, als je even naar een ander scherm gaat, die niet steeds opnieuw hoeft te doen.
Selecteren van de periode
Je kiest een periode waarvoor je boekingen wil inspecteren. Standaard wordt het huidige jaar, tot de huidige maand, geselecteerd. Als er veel boekingen zijn, helpt het om in te perken op de maanden, zodat het aantal boekingen kleiner wordt.
Zoeken in de grootboekkaart
Het zoeken van de juiste boeking in de grootboekkaart doe je door je zoekterm in het zoekveld in te vullen. Als dat niet voldoende is, kun je de sorteer-functie van de kolommen gebruiken.
Wijzigen van boekingen via de grootboekkaart
Inkopen aanpassen
Het aanpassen van inkopen doe je het gemakkelijkste vanuit de crediteurenrekening: “16000 Crediteuren (leveranciers)”. fENNA weet het als een boeking het gevolg is van een inkoop.
Als je kiest om een inkoop-boeking te wijzigen, klik je op de regel van de inkoop in de grootboekkaart. Dit opent het inkoop-scherm waar je de aanpassing kunt doen. Je kunt de inkoop-boekingen herkennen aan het icoon in de “code” kolom.
Betalingen voor inkopen op rekening verwijderen
De betalingen voor de inkopen kun je in de grootboekkaart “annuleren”. Dat betekent dat de toewijzing van de betaling aan de inkoop ongedaan wordt gemaakt, dat werkt hetzelfde als in het betalingen-overzicht. Je doet dat door op de vuilnisbak van de betaling te klikken. De betaling herken je aan de icoontje in de “code” kolom.
Inkopen verwijderen
Om een inkoop te verwijderen, klik je op het vuilnisbakje van de inkoopregel in de grootboekkaart. Als er een betaling is toegewezen aan de inkoop, wordt die op “onbestemd” gezet.
Als het om een contante inkoop gaat, wordt de betaling samen met de inkoop verwijderd. Je doet dit vanuit de grootboekkaart voor “kas”, omdat de crediteuren-rekening niet wordt geraakt door contante inkopen.
Factuurbetalingen
Hoewel je de facturen alleen kunt aanpassen vanuit het facturen-overzicht, kun je de betalingen voor de facturen ongedaan maken door in de grootboekkaart voor rekening “14000 Debiteuren (klanten)” door op de vuilnisbak te klikken van de betaling.
De betaling zelf wordt niet verwijderd, alleen de toewijzing aan de factuur wordt ongedaan gemaakt, en de betaal-status van de factuur wordt bijgewerkt.
Gewiste transacties
Om aan de vereisten van de Belastingdienst te voldoen (het bijhouden van een zogenaamd audit trail), worden boekingen in het grootboek in fENNA niet écht gewijzigd of verwijderd, als je een aanpassing of annulering uitvoert.
In plaats daarvan, wordt een “tegenboeking” gedaan, die de oorspronkelijke netto ongedaan maakt. Daarna wordt, als er een wijziging plaatsvindt, een aangepaste nieuwe boeking gemaakt, die de oorspronkelijke vervangt.
De oorspronkelijke boeking, en de tegenboeking worden gemarkeerd als “gewist”. Je kunt de gewiste boekingen tonen, door in de grootboekkaarten “Toon gewiste transacties” aan te kruisen.
Grootboekkaart exporteren naar excel
Als je een analyse wil doen van de gegevens in de grootboekkaart, kun de die gemakkelijk exporteren naar excel, door op de “export naar Excel” knop te klikken. Houd rekening met het feit dat de filter (van het zoekveld), toegepast wordt op de geëxporteerde gegevens.
De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.
Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken
De bankkoppeling werkt ieder uur je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan.
Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!
De eerste keer bankkoppeling gebruiken
Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.
Even geduld
Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.
Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.
Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?
De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:
Abn Amro
ASN Bank
ING
Knab
Rabobank
Regiobank
SNS Bank
Triodos Bank
Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.
Externe dienstverlener
Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.
Twee keer toestemming geven
Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.
Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.
De toestemming is voor 6 maanden geldig. Na 6 maanden vervalt de koppeling dus automatisch.
Hoe koppel je een bankrekening
In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.
Stapsgewijs:
Klik op ““
Maak een UnifiedPost account (of log er mee in)
Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
Log in bij je bank
Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post
De bankkoppeling is gereed
Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.
Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 180 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…
UnifiedPost account
Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.
Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt.
Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd.
Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.
Voordelen
Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.
Hoe maak je een verzamelfactuur
Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur.
Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur.
Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.
Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.
Verwijzigingen
fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.
Offerte status
Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.
Anders combineren
Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.
Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.
In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .
Met fENNA kan dat.
De proef-offerte sturen
Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.
fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.
Bijlagen
De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.
Ondertekenen
In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.
Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Aanpassen
Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.
Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.
Tevreden? Niet doorsturen!
Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.
“
Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur.
Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur.
Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.
Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.
