Een verzamelfactuur maken

De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt.

Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd.

Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.

Voordelen

Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.

Hoe maak je een verzamelfactuur

Om een verzamelfactuur te maken, factureer je eerst de eerste factuur.

Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur.

Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur.

Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.

 

Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.

Verwijzigingen

fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.

Offerte status

Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.

Anders combineren

Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.

Een proef-offerte sturen

Proef-offerte sturen? Waarom zou je?

Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.

In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .

Met fENNA kan dat.

De proef-offerte sturen

Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.

fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.

Een proef-offerte stuur je met de "stuur mij een test"-knop.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.

Bijlagen

De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.

Ondertekenen

In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.

Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.

Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.

Aanpassen

Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.

Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.

Tevreden? Niet doorsturen!

Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.

Je boekhouding downloaden

Een archief van je boekhouding downloaden

fENNA gebruikers kunnen een archief van de boekhouding downloaden. Dit archief bestaat uit een grootboekkaart in HTML formaat, voor het gekozen jaar, inclusief verwijzing naar de gekoppelde bijlagen, zoals facturen en de bonnetjes die je met de bonnetjes-app hebt vastgelegd.
Ook vind je alle facturen die je hebt gemaakt terug, en de bestanden die nog in het postvak staan, en dus nog niet zijn gekoppeld.
Tenslotte zijn de geüploade bankafschriften bijgevoegd, eventuele offertes, en de btw-aangiften.

Niet verplicht

Hoewel het een goed voelt om een afschrift van je boekhouding in eigen beheer te hebben, is het niet verplicht. Zolang je fENNA abonnement loopt, heb je toegang to alles. Er worden dagelijks back-ups gemaakt van fENNA, en de servers van fENNA staan ver boven zee-niveau.

Downloaden in een zip-bestand

Deze documenten worden samengevoegd in een zip-bestand. Door de compressie neemt het minder ruimte in, en is het bovendien in één bestand op te slaan. Met deze functie heb je altijd een afschrift van je administratie, ongeacht of je wel-of-niet met fENNA blijft werken.
Je kunt het op je eigen computer opslaan, op een externe harde schijf, of op een cloud opslag-dienst, zoals Dropbox of Google Docs.

Je boekhouding downloaden is zó gedaan in fENNA

 

Download starten

Je kunt de download starten vanuit Instellingen > download archief. Daar kies je het jaar dat je wil downloaden, en start je het proces. Het kan even duren voordat alle informatie is verzameld, en de download start. Kies “Bestand opslaan”, om ervoor te zorgen dat het opgeslagen wordt in de “Downloads” map. Als je het direct opent wordt het als tijdelijk bestand opgeslagen, in een moeilijk te vinden folder.

Bewaartermijn

De belastingdienst eist dat je je administratie na het einde van het boekjaar nog zeven jaar bewaart (10 jaar voor elektronische diensten, zoals fENNA zelf), voor eventuele nacontrole. Als je een download maakt van je administratie kun je daar simpel aan voldoen.

fENNA