Zakelijke kosten privé betaald

Zakelijke kosten privé betaald

Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.

Hoe los je dat op

Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.

(Onkosten)vergoeding

Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.

Begunstigde

Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.

Wat maakt de vergoeding anders?

Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde.
Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.

Privé-storting in natura

De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.

Vereffenen

Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert.
Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van je verwerkingsregels.

Niet vereffenen

Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven.

De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).

In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.

Vergeten

Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.

Btw

Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).

Bewijsmateriaal

Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.

Producten uploaden in fENNA

Producten, eenheden en productnummers

Je kunt in fENNA artikelen aanmaken, een naam, een prijs en een btw-percentage toewijzen. Prijzen zijn exclusief, en inclusief btw te beheren. Heb je een fENNA compleet abonnement, of facturatie-plus, dan kun je ook producten beheren door die te uploaden met een Excel-bestand. Dit is natuurlijk handig als je grote aantallen te verwerken hebt.
Bovendien kun je dan ook eenheden kiezen om te gebruiken voor de hoeveelheden in de factuur, en je kunt product-nummers kiezen om te gebruiken, die dan ook op de factuur zichtbaar worden.

Productgroepen, productcategorieën

Productgroepen en -categorieën die je voor je producten kiest komen niet op de factuur, maar worden gebruikt in de omzet-rapportages, die bereikbaar zijn via het factuuroverzicht.
Als je wil upgraden naar fENNA compleet, of fENNA facturatie, kies je “Uitgebreid productenbeheer” in het producten deel-scherm.

Uitgebreid productenscherm

Na de upgrade krijg je meteen het uitgebreide productenscherm te zien. Als je al een passend abonnement had, krijg je direct het uitgebreide productenscherm.

Downloaden van je producten

Om een goed sjabloon te hebben voor het uploaden van de producten, kun je het beste beginnen met het downloaden van de bestaande productenlijst. Vul vervolgens het gedownloade bestand aan met de ontbrekende producten.

Als er nog geen bestaande producten zijn, kun je er wellicht één aanmaken door de naam, prijs, btw-indicatie en eenheden in te vullen, en als je wilt een productgroep en -categorie. Als je die hebt opgeslagen kun je de download maken.


Open de download, vanuit onderstaand scherm, of zoek het op in de downloads folder, en open het daar. Schakel bewerken in om je aanvullingen en wijzigingen te maken.

Bewerken van het bestand

De kolom “Id”

Verander de gegevens in deze kolom niet.
De kolom “Id” gebruikt fENNA als intern productnummer, en de upload vervangt de gegevens van het opgegeven Id. Voor nieuwe producten laat je het leeg. FENNA maakt dan een Id voor je aan.

De kolom “Categorie”

Vul hier een tekst in (alleen cijfers mag ook), van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten.
De kolom “categorie” wordt gebruikt om de productcategorie van de productgroep bij te werken, of te maken. De productcategorie is gekoppeld aan de productgroep, dus als je verschillende categorieën bij dezelfde productgroep plaatst, wordt de laatste uiteindelijk gekoppeld aan de productgroep. Deze koppeling geld dan voor alle producten van die productgroep.

De kolom “Productgroep”

Hier vul je ook een tekst in, van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten.
Als je niet-bestaande productgroepen invult, maakt fENNA die automatisch aan.

De kolom “Productnummer”

Vul hier een nummer of tekst in van maximaal 50 tekens. Je mag hem ook leeg laten.
Dit productnummer wordt getoond op de factuur, vóór de productnaam. Je kunt het ook gebruiken om het product op te zoeken als je je factuur maakt.
Je kunt het veranderen als je een foutje hebt gemaakt, want fENNA gebruikt het interne nummer (de kolom “Id”) om het product te herkennen. Dit productnummer kun je gebruiken om bijvoorbeeld naar een nummer in een ander systeem te verwijzen.

De kolom “Naam”

Vul hier een tekst in van maximaal 255 tekens. Laat deze niet leeg.
Deze kolom is bedoeld om het product met een bondige tekst te omschrijven.

De kolom “Eenheid”

Deze kolom moet één van onderstaande waarden bevatten (de lange vorm), of leeg zijn.
De eenheden zijn de verkoop-eenheden, en worden op de factuur getoond, in afgekorte vorm.

De kolom “Prijs”

Deze kolom moet een cijfer bevatten, of leeg zijn. De prijs kan tot in 4 decimalen worden opgegeven (honderdsten centen).
Je kunt de prijs op de factuur wijzigen, maar die wijziging geldt dan alléén voor die factuur.

De kolom “excl./incl.”

Met de waarde in deze kolom geef je aan of de opgegeven prijs in- of exclusief btw is.
Deze kolom vul je met de letter “e”, om “exclusief btw” aan te geven, of met “i“ om “inclusief btw” aan te geven. Als je hem leeg laat hanteert fENNA “exclusief btw”.

De kolom “btw”

In deze kolom mag tekst voorkomen, maar letters worden genegeerd. FENNA vergelijkt de invoer met de beschikbare btw-tarieven, en als het een bestaand tarief is, wordt het opgeslagen. Als een getal is gebruik dat geen bestaand tarief is, levert het uploaden een foutmelding op.

Opslaan

Als je gereed bent met het invullen van het productenbestand, sla het dan op. Zonder opslaan worden de gegevens ook niet ingelezen.
Controleer voor de zekerheid je gegevens nog een keer.

Uploaden van het bestand

Klik vervolgens op de “Upload producten” knop. Dan opent een verkenner-scherm, waar je je productenbestand kunt kiezen.

Als je bestand hebt gekozen, vraagt fENNA nog één keer om controle en bevestiging (een ongelukje zit tenslotte in een klein hoekje). De grootte wordt weergegeven om te helpen bepalen dat je het juiste bestand hebt. (9,44 kB is een stuk of 15 producten).

Als je op “Ja” klikt wordt het uploaden van de producten gestart.
Eventuele foutmeldingen bij het importeren worden in het productenscherm weergegeven, om je te helpen om de fouten op te lossen.

Margeregeling

Margeregeling voor gebruikte goederen

Bij handel in gebruikte goederen kan de margeregeling van toepassing zijn. Dat wil zeggen dat je bij inkoop geen btw aftrekt, en bij verkoop btw afdraagt op de winstmarge in plaats van het hele verkoopbedrag.

De margeregeling belast de extra toegevoegde waarde die ontstaat bij (her)verkoop van gebruikte goederen. Dit sluit aan bij het principe van btw, dat de toevoeging van waarde belast, en niet de productwaarde op zich. Door de marge te belasten, en niet het hele verkoopbedrag, is het verkoopbedrag voor klanten die geen btw aftrekken (vooral particulieren) lager.

Berekening van de btw

Om de btw-verplichting bij verkoop van marge-goederen te bepalen, boekt fENNA de marge-omzet op een aparte rekening, los van de reguliere omzet. De kosten van de inkopen van de marge-goederen worden ook op een ‘eigen’ rekening geboekt. Het verschil is de marge, en daarover berekent fENNA de af te dragen btw.

Hoge en lage btw

Tweedehands boeken vallen onder het lage btw tarief, ook in de margeregeling.

Je past de margeregeling toe op beide btw-tarieven, afhankelijk van het oorspronkelijke gehanteerde tarief. Tweedehands boeken vallen onder de margeregeling met het lage btw tarief, en tweedehands fietsen onder het hoge. fENNA bepaalt de marge voor beide tariefsoorten dus apart.

Margegoederen factureren

Kies de juiste margeregeling voor het btw-type van het product.

Om margegoederen te factureren open je het producten-scherm (vanuit het offerte- of factuurscherm). Je geeft als btw-type “marge (hoog)” voor marge-artikelen die onder het hoge btw-tarief vallen (anders kies je “marge(laag)”). Door in de factuur dit product te kiezen, boekt fENNA de omzet automatisch op de juiste margerekening . Zoals altijd kan apart in de factuurregel een prijs en omschrijving worden bepaald.

Inkopen van margegoederen

Kies de juiste margeregeling voor de inkopen van je product.

Om de inkopen van margegoederen vast te leggen, kies je bij de inkoop of betaling de bestemming “inkopen marge hoge btw”, of “inkopen marge lage btw”. Je mag geen btw aftrekken voor de inkoop. Je kiest daarom dus het 0%-tarief.

Globalisatiemethode

In fENNA past standaard de globalisatiemethode toe. Je mag géén btw-aftrek mag toepassen als je een negatieve marge hebt (voor méér geld margegoederen ingekocht dan verkocht). fENNA “geeft” dan de negatieve marge automatisch “door” naar de volgende periode. Op het moment dat er een positieve marge ontstaat, wordt die in de btw-aangifte opgenomen. Hier hoef je dus niets voor te doen.

Individuele methode

De individuele methode staat niet toe dat je negatieve marge naar een volgende periode overdraagt. Om deze methode toe te passen in fENNA, boek je de inkopen als normale inkopen met 0% btw. Vóórdat je btw-aangifte doet, boek je het kosten-bedragen van de verkochte marge-goederen over naar de marge-rekening (of je vraagt dit aan ons in een ondersteuningsverzoek).

Welke methode gebruiken?

Welke methode je mag gebruiken hangt af van het soort producten je dat verhandelt.  Je kunt de Belastingdienst verzoeken om voor 5 jaar van methode te wisselen.

fENNA