Betalingen

Betalingsverwerking gemakkelijk gemaakt

Het verwerken van betalingen is in fENNA het belangrijkste wat je doet, op het factureren na. De Betalingsverwerking is voor een gedeelte geautomatiseerd, maar je zult het betalingen-scherm toch regelmatig nodig hebben. In het betalingen-scherm kies je de bestemming van de betaling. Daarmee wordt de boekhouding bijgewerkt. Als de betaling gebruikt is voor een inkoop, maakt fENNA die op de achtergrond ook aan. Je kunt direct de PDF van de inkoop-factuur bijvoegen. En de inkoop later bij “Inkopen” terugvinden. Je laat fENNA een inkoop aanmaken door een Btw-percentage te kiezen. Als de inkoop-factuur meerdere Btw-tarieven heeft, verdeel je het betaalde bedrag. Gebruik daarbij de waarde inclusief Btw in de uitsplitsing.

De Btw-code

fENNA bepaalt voor bijna 80% van de bestemmingen welke Btw-code erbij hoort. Automatisch. Dat gaat alvast goed. Als er meerdere mogelijkheden zijn, stelt fENNA er één voor, maar moet je zelf controleren of het klopt, en eventueel veranderen. Als je niet zeker bent over hoe het zit met de Btw, kijk dan eens op de website van de Belastingdienst.

Buitenlandse leveranciers

Let op dat voor buitenlandse leveranciers een nultarief geldt voor de Btw. fENNA werkt daar mee, maar het betekent wel dat in het adres van het contact het juiste land moet worden aangegeven.

Niet Btw-plichtig

Als je niet Btw-plichtig bent, houdt fENNA daar ook rekening mee. Voor inkopen wordt de 0% Btw-code gekozen. Voor andere betalingen natuurlijk gewoon “geen inkoop”.

Hoe werkte het ook weer?

We hebben vastgesteld dat het scherm voor het verwerken van betalingen het lastigste is, van heel fENNA. Ondanks dat er video’s beschikbaar zijn over hoe het ook weer werkt, kan het best zijn dat je even bent vergeten hoe het ook weer zat. Om je in die gevallen te helpen, hebben we een functie toegevoegd, die instructies geeft over hoe de betaling te verwerken. Deze instructies verschijnen op het moment dat de verwerking “stokt”, en zijn bedoeld om je te wijzen op de drie zaken om in te voeren:

• Contact
• Bestemming
• Btw-code (wordt in veel gevallen automatisch gedaan)

Of om een openstaande inkoop of verkoop op de betaling te ‘slepen’.

Openstaande inkopen of -facturen

Als je een openstaande inkoop of -factuur verwerkt, doe je dat door die op de betaling te slepen. Omdat dan automatisch de bestemming en Btw-code wordt bepaald, en die niet veranderd hoort te worden, hebben we gezorgd dat de invoer voor de betaling niet meer gewijzigd kan worden. Als je de verkeerde inkoop of factuur hebt gebruikt, kun je de juiste er alsnog op slepen. Dat werkt gewoon.

Herstellen

Als je eigenlijk helemaal geen inkoop of factuur had moeten slepen, klik je op “herstel” om opnieuw te beginnen met de betaling.

De Blauwe Knop

Wil je voortaan alle betalingen op dezelfde wijze verwerken, dan kies je voor de blauwe knop. De toewijzing van contact, bestemming en Btw-code wordt voortaan toegepast op betalingen met dezelfde IBAN van de tegenpartij, of waarvan de omschrijving de tekst in “beschrijving bevat” bevat. Zie op deze blog-post hoe je betalingen automatisch laat verwerken met de Blauwe Knop.  

Supersnel automatisch betalingen verwerken

Steeds weer opnieuw

Het leven zit vol herhaling, soms fijn, zoals de zon die steeds weer op komt, maar soms ook minder fijn. Zo zijn er voor de ondernemer ook gebeurtenissen die zicht steeds herhalen, soms fijn (facturen sturen), soms minder fijn. Zoals het steeds opnieuw verwerken van je betalingen. Je wil die betalingen automatisch verwerken.

Verwerkingsregels

Gelukkig kun je met fENNA verwerkingsregels maken. Dat zijn vastgelegde instructies die fENNA hanteert tijdens het inlezen van de betalingen. Dat bespaart je de moeite om terugkerende betalingen (bijvoorbeeld de huur van je werkplek, of lease van je auto) apart te verwerken. Na het inlezen van je betaling krijg je een overzicht van de verwerkte betalingen. Als je niet tevreden bent over de verwerking, kun je die daar direct ongedaan maken (vuilnisbakje), of aanpassen (klikken op de regel).

Gebruikersgemak

Het aanmaken van verwerkingsregels was alleen een beetje ingewikkeld. Daarvoor moest je naar een speciaal scherm, om het contact op te zoeken, het IBAN nummer over te typen of the plakken. En als je fENNA wil laten matchen op de omschrijving werd het helemaal lastig (kopiëer de omschrijving in het verwerkings-scherm, ga naar het verwerkingsregel-scherm, plak daar de omschrijving). Dat kon beter. Dat wisten we eigenlijk al een poosje, maar vereenvoudigen is vaak ingewikkelder dan je denkt.

Maar nu is er de Blauwe Knop!

Automatisch betalingen verwerken met één druk op de knop

We hebben uiteindelijk de Blauwe Knop ontwikkeld. De blauwe knop is onderdeel van het verwerkings-scherm, en maakt op basis van de toewijzing en Btw-keuze een verwerkingsregel en past die direct toe op de onverwerkte betalingen. De Blauwe Knop is vooral  handig als je een achterstand hebt weg te werken! Voor betalingen met een IBAN-rekeningen wordt de verwerkinigsregel direct (de tegenpartij is direct herkenbaar aan het IBAN nummer). Betalingen zonder IBAN hebben een tekst nodig in de omschrijving, die moet voorkomen in de omschrijving van de te verwerken betalingen, wil de regel worden toegepast. Daarom wordt je doorgestuurd naar het verwerkingsregel-scherm, dat vooraf is ingevuld. Daar kun je de omschrijvingtekst gebruiken om de vergelijkingstekst te maken. Onderstaand filmpje laat zien hoe het werkt. fENNA – de Blauwe Knop van Team fENNA op Vimeo.

Automatiseren is goed, maar controle is beter

Wat als een leverancier een veel te groot bedrag afschrijft? Wel handig als je dat opmerkt. Daarom is de verwerkingsregel beperkt tot een maximum-bedrag. Bij automatisch aangemaakte verwerkingsregels (die waar een IBAN bekend is), is het maximum-bedrag gelijk aan het bedrag van de betaling. Betalingen bóven dat bedrag moeten handmatig verwerkt worden. Die zie je dus langskomen. Als je dan opnieuw kiest voor de Blauwe Knop, wordt de verwerkingsregel bijgewerkt met het nieuwe maximum-bedrag (en nieuwe bestemming en Btw-keuze).

Niet voor de Belastingdienst

Omdat de bestemming van betalingen aan de Belastingdienst kan variëren, én omdat de Belastingdienst een speciaal contact is, krijg je bij een IBAN van de Belastingdienst geen Blauwe Knop.

Betaaldiensten

Veel Internet-aankopen gaan via IDeal. De betaaldiensten die dit aanbieden werken vaak voor veel websites. Dat betekent dat al die websites incasseren via hetzelfde rekeningnummer. Als fENNA het IBAN van een betaaldienst herkent, zal ze voorstellen om een verwerkingsregel te maken op basis van vergelijkingstekst in plaats van IBAN. Dit voorkomt dat betalingen ten onrechte worden toegewezen aan een verkeerde bestemming.

Team fENNA wenst je er veel plezier mee!