Dynamische teksten in je factuur

Facturen inplannen

Als je facturen hebt ingepland om regelmatig te laten versturen, heb je het voordeel dat je niet steeds handmatig je facturen hoeft te maken (hoe eenvoudig dat ook is). Je weet dat fENNA de facturen op tijd verstuurt, hoe druk je zelf ook bent. Dat is handig. En met dynamische teksten worden ze nog beter.

Geplande facturen worden beter met dynamische teksten
(foto: Bert Knot, (creative commons license)

Dynamische teksten

In de factuur worden dynamisch teksten, zoals de betaaldatum, het factuurnummer en het IBAN nummer standaard ingevoegd in de afsluitende tekst.

Maar er kan meer. Speciaal voor periodiek factureren is het ook mogelijk om tijdsaanduidingen dynamisch toe te voegen. De maand-aanduidingen hanteren de taal van de factuur (dus Nederlands, Engels, Duits of Frans).

Wat betekent dat?

Het betekent dat je “placeholders” (variabelen) in de factuurtekst kun invoegen, die, op het moment van het genereren van de factuur omgezet worden in passende tekst.  Zo kun je de naam van de huidige of de vorige maand invoegen, of de huidige datum, of het jaartal van volgend jaar.

Bijvoorbeeld kun je, in plaats van “maandelijkse bijdrage”, de tekst “bijdrage juni” (of welke maand ook van toepassing is) gebruiken, in plaats van “jaarabonnement”, de tekst “abonnement 21-6-2019 tot 21-6-2020”. Hierdoor is het voor je klanten veel duidelijker waar de factuur voor is.

Waar kun je dynamische teksten gebruiken?

Je kunt de tijdsaanduidingen op best veel plekken gebruiken (zie in dit filmpje hoe dat ook weer werkt met die teksten). De dynamische teksten zijn te gebruiken in:

  • De inleiding van de factuur
  • De referentie van de factuur
  • Artikel-namen
  • De omschrijvingen van de factuurregels
  • Het onderwerp van de email waarin de factuur wordt verstuurd
  • De tekst van de email waarin de factuur wordt verstuurd

De dynamische teksten zijn overigens ook te gebruiken in handmatig aangemaakte (niet geplande) facturen.

Hoe je dat doet

Je voegt één (of meer) van onderstaande “placeholders”, naar behoefte, in de genoemde plaatsen in, om de teksten te laten genereren. De tijdsaanduidingen zijn relatief ten opzichte van de datum dat de factuur wordt gemaakt.

Voeg de dynamische teksten bijvoorbeeld toe in de referentie of de inleiding van de factuur

Datums

(in formaat d-m-jjjj, bijvoorbeeld 12-6-2019, en in het Engels m/d/jjjj, 6/12/2019)

  • {:datum_vandaag:} verandert in de huidige datum (op het moment van genereren), in formaat dd-mm-jjjj (of mm/dd/jjjj wanneer de factuur in het Engels is gesteld)
  • {:datum_volgende_maand:} verandert in de datum over één maand
  • {:datum_volgend_jaar:} verandert in de datum over één jaar
  • {:datum_vorige_maand:} verandert in de datum één maand geleden
  • {:datum_vorig_jaar:} verandert in de datum één jaar geleden

Maanden

(als tekst, dus “juni”, of het Engelse, Duitse of Franse equivalent):

  • {:deze_maand:} verandert in de huidige maand
  • {:volgende_maand:} verandert in de volgende maand
  • {:maand_na_volgende:} verandert in de maand ná de volgende (dus in juni wordt het “augustus”)
  • {:vorige_maand:} verandert in de vorige maand
  • {:maand_voor_vorige:} verandert in de maand voor de vorige (dus in juni wordt het “april”)

Jaren

Deze “placeholders” geven het jaartal weer.

  • {:dit_jaar:} verandert in het jaartal (bijvoorbeeld 2019)
  • {:volgend_jaar:} verandert in het jaartal van volgend jaar
  • {:vorig_jaar} verandert in het jaartal van vorig jaar