Dynamische teksten in je factuur

Facturen inplannen

Als je facturen hebt ingepland om regelmatig te laten versturen, heb je het voordeel dat je niet steeds handmatig je facturen hoeft te maken (hoe eenvoudig dat ook is). Je weet dat fENNA de facturen op tijd verstuurt, hoe druk je zelf ook bent. Dat is handig. En met dynamische teksten worden ze nog beter.

Geplande facturen worden beter met dynamische teksten
(foto: Bert Knot, (creative commons license)

Dynamische teksten

In de factuur worden dynamisch teksten, zoals de betaaldatum, het factuurnummer en het IBAN nummer standaard ingevoegd in de afsluitende tekst.

Maar er kan meer. Speciaal voor periodiek factureren is het ook mogelijk om tijdsaanduidingen dynamisch toe te voegen. De maand-aanduidingen hanteren de taal van de factuur (dus Nederlands, Engels, Duits of Frans).

Wat betekent dat?

Het betekent dat je “placeholders” (variabelen) in de factuurtekst kun invoegen, die, op het moment van het genereren van de factuur omgezet worden in passende tekst.  Zo kun je de naam van de huidige of de vorige maand invoegen, of de huidige datum, of het jaartal van volgend jaar.

Bijvoorbeeld kun je, in plaats van “maandelijkse bijdrage”, de tekst “bijdrage juni” (of welke maand ook van toepassing is) gebruiken, in plaats van “jaarabonnement”, de tekst “abonnement 21-6-2019 tot 21-6-2020”. Hierdoor is het voor je klanten veel duidelijker waar de factuur voor is.

Waar kun je dynamische teksten gebruiken?

Je kunt de tijdsaanduidingen op best veel plekken gebruiken (zie in dit filmpje hoe dat ook weer werkt met die teksten). De dynamische teksten zijn te gebruiken in:

  • De inleiding van de factuur
  • De referentie van de factuur
  • Artikel-namen
  • De omschrijvingen van de factuurregels
  • Het onderwerp van de email waarin de factuur wordt verstuurd
  • De tekst van de email waarin de factuur wordt verstuurd

De dynamische teksten zijn overigens ook te gebruiken in handmatig aangemaakte (niet geplande) facturen.

Hoe je dat doet

Je voegt één (of meer) van onderstaande “placeholders”, naar behoefte, in de genoemde plaatsen in, om de teksten te laten genereren. De tijdsaanduidingen zijn relatief ten opzichte van de datum dat de factuur wordt gemaakt.

Voeg de dynamische teksten bijvoorbeeld toe in de referentie of de inleiding van de factuur

Datums

(in formaat d-m-jjjj, bijvoorbeeld 12-6-2019, en in het Engels m/d/jjjj, 6/12/2019)

  • {:datum_vandaag:} verandert in de huidige datum (op het moment van genereren), in formaat dd-mm-jjjj (of mm/dd/jjjj wanneer de factuur in het Engels is gesteld)
  • {:datum_volgende_maand:} verandert in de datum over één maand
  • {:datum_volgend_jaar:} verandert in de datum over één jaar
  • {:datum_vorige_maand:} verandert in de datum één maand geleden
  • {:datum_vorig_jaar:} verandert in de datum één jaar geleden

Maanden

(als tekst, dus “juni”, of het Engelse, Duitse of Franse equivalent):

  • {:deze_maand:} verandert in de huidige maand
  • {:volgende_maand:} verandert in de volgende maand
  • {:maand_na_volgende:} verandert in de maand ná de volgende (dus in juni wordt het “augustus”)
  • {:vorige_maand:} verandert in de vorige maand
  • {:maand_voor_vorige:} verandert in de maand voor de vorige (dus in juni wordt het “april”)

Jaren

Deze “placeholders” geven het jaartal weer.

  • {:dit_jaar:} verandert in het jaartal (bijvoorbeeld 2019)
  • {:volgend_jaar:} verandert in het jaartal van volgend jaar
  • {:vorig_jaar} verandert in het jaartal van vorig jaar

Betaalstatus wijzigen

Wel of geen betaling inlezen

fENNA wijzigt de betaalstatus van een factuur als een betaling verwerkt wordt voor een factuur. De boekhouding houdt zo mooi de betaalstatus bij.
Maar soms heb je geen tijd (of zin) om betalingen in te lezen, maar weet je wel dat een factuur is betaald. Daarom kun je vanaf nu de betaalstatus van de factuur wijzigen in het factuur-overzicht scherm.

Wijzig de betaalstatus van de factuur met het dropdown menu in facturen-overzicht.
Wijzig de betaalstatus met het dropdown menu.

Dropdown menu

Voor openstaande facturen is een drop down menu beschikbaar waarmee je kan aangeven of de factuur is betaald. Je kunt kiezen tussen contante betaling of een “andere”.
Als je “betaald (contant)” kiest, maakt fENNA meteen de boeking in het kasboek voor je. Dan klopt dat ook weer.
Als je “betaald (anders)” kiest, markeer je de factuur als betaald, maar er is geen betaling verwerkt. De status is dan “betaald*”. Aan het sterretje kun je zien dat de betaling nog niet verwerkt is. Als je met je muis boven de status-omschrijving komt, wordt dat verduidelijkt in tekst.

Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter "betaald".
Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter “betaald”.

Herinneringen, aanmaningen, incasso

Voor de factuur de op “betaald*” staat, kan je geen herinnering sturen vanuit fENNA. De factuur komt ook niet meer in de aanmaan- en incasso- alerts. Als je hem weer op “openstaand” zet, verandert de status weer terug. Dus als die “herinnerd” of “gemaand” was, zal dat opnieuw “herinnerd” of  “gemaand” zijn. Je doorbreekt de cyclus dus niet met de status-verandering. Bij wanbetaling kun je je factuur zo snel, en als fENNA-gebruiker gratis, overdragen aan Excellent Incasso.

Per ongeluk?

Als je per ongeluk de (verkeerde) factuur op “betaald*” zet, is er niks aan de hand. Je kunt hem gewoon weer op “openstaand” zetten. Als er al een herinnering of aanmaning was verstuurd voor de factuur, stelt fENNA de oorspronkelijk status opnieuw in.
Op deze manier kun je ook facturen die “echt” betaald zijn (waarvoor de betaling is verwerkt), óók op “openstaand” zetten. fENNA zet dan bank-betalingen op “te verwerken”, contante betalingen maakt fENNA direct ongedaan.

Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op "openstaand" zetten in het factuur-overzicht.
Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op “openstaand” zetten in het factuur-overzicht.

Betalingen inlezen

Als je betalingen inleest behandelt fENNA de factuur, die op “betaald*” staat, als een gewone openstaande factuur. De factuurbetaling wordt in principe automatisch verwerkt. Als dat niet lukt, zijn de facturen met status “betaald*” beschikbaar in het rechter-paneel, om met de hand te verwerken.

Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.
Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.

Joepie, factuur betaald!

Factuur betaald, fENNA bijwerken

Het versturen van een factuur is prettig, maar die betaald krijgen is nóg beter. Dan kun je de status van die factuur gaan bijwerken. Als fENNA dat niet al gedaan heeft voor je.

Automatisch verwerken, hoe gaat dat dan?

fENNA vergelijkt binnenkomende betalingen met openstaande facturen. Dat doet ze op 3 punten: bedrag, wederpartij en factuurnummer. Als 2 van de drie overeenstemmen, wordt de betaling verwerkt als betaling voor die factuur.

Dus: als een betaling binnenkomt waarbij het nummer van een openstaande factuur staat vermeld, èn het bedrag komt overeen, dan is dat voor fENNA aanleiding om die factuur op betaald te zetten. Bovendien wordt het IBAN-nummer gekoppeld aan de klant, om in de toekomst identificatie eenvoudiger te maken.

Als vervolgens een bekende klant een betaling doet, maar een foutje maakt in het factuurnummer, vergeeft fENNA dat als in ieder geval het bedrag klopt. Als klant en factuurnummer kloppen ,maar het bedrag niet, neemt fENNA aan dat het om een deelbetaling gaat, en verwerkt ze die op die manier.

Met de hand

Als een binnenkomende betaling niet herkend wordt als een factuurbetaling (dat kan natuurlijk gebeuren), zul je die met de hand moeten verwerken. Dat is niet moeilijk.

Je kiest onder openstaande facturen de factuur waarvoor de betaling is bedoeld, en sleept die in het betalingenscherm. Alles wordt voor je ingevuld, en je klikt op de groene knop om te verwerken. Dat is dat. Als je geld ontvangt van een retour-inkoop, klap je “openstaande inkopen” open, om die te vinden, en doe je hetzelfde.

Mocht er een fout zijn ontstaan, dan kun je dat eenvoudig ongedaan maken. Zie hiervoor “Factuurbetaling ongedaan maken“.

Inkopen

Voor openstaande inkopen wordt dezelfde methodiek gehanteerd.

fENNA