Er zijn veel ondernemers die meerdere bedrijven runnen. Duizendpoten noemen we dat ook wel.
Het is dan prettig als die allemaal vanuit één systeem zijn te administreren. Of het nu gaat het om een holding, waar op zich niet veel gebeurt, of een compleet aparte activiteit, met een eigen dynamiek.
Slimme duizendpoten hebben meerdere administraties in fENNA.
Een administratie toevoegen
Je hoeft niet twee keer een account te maken, en twee wachtwoorden te onthouden. In plaats daarvan, vraag je gewoon bij “Instellingen > abonnement” een extra administratie aan voor een Kamer van Koophandels-nummer. Deze video toont hoe je dat doet.
Bijlagen en bonnetjes-app
De bijlagen die je doorstuurt vanuit je email, upload in fENNA, en de foto’s die je met de bonnetjes-app maakt, kun je gebruiken in alle administraties. Dat wil zeggen, je kunt ze toevoegen aan facturen of inkopen die je in één van deze maakt. Ze zijn daarvoor toegankelijk in alle administraties die je voor je account hebt.
Meerdere administraties in fENNA, met gescheiden boedels
De bijlagen in het postvak zijn de enige gegevens die gedeeld worden tussen de administraties.
De betalingen, bankrekeningen, verwerkingsregels, inkopen, facturen en contacten zijn allemaal gescheiden. Dat houdt het zuiver, en overzichtelijk. Je hebt natuurlijk wel kans dat je een contact twee keer moet aanmaken. Maar dat is dan ook weer supersnel gebeurd.
Goedkoper, of in ieder geval niet duur
Het toevoegen van een extra account is niet alleen handiger, maar ook goedkoper dan een apart fENNA Compleet account. En als je fENNA facturatie gebruikt, valt de prijs ook behoorlijk mee. Kosten hebben we tenslotte allemaal genoeg.
fENNA wijzigt de betaalstatus van een factuur als een betaling verwerkt wordt voor een factuur. De boekhouding houdt zo mooi de betaalstatus bij.
Maar soms heb je geen tijd (of zin) om betalingen in te lezen, maar weet je wel dat een factuur is betaald. Daarom kun je vanaf nu de betaalstatus van de factuur wijzigen in het factuur-overzicht scherm.
Wijzig de betaalstatus met het dropdown menu.
Dropdown menu
Voor openstaande facturen is een drop down menu beschikbaar waarmee je kan aangeven of de factuur is betaald. Je kunt kiezen tussen contante betaling of een “andere”.
Als je “betaald (contant)” kiest, maakt fENNA meteen de boeking in het kasboek voor je. Dan klopt dat ook weer.
Als je “betaald (anders)” kiest, markeer je de factuur als betaald, maar er is geen betaling verwerkt. De status is dan “betaald*”. Aan het sterretje kun je zien dat de betaling nog niet verwerkt is. Als je met je muis boven de status-omschrijving komt, wordt dat verduidelijkt in tekst.
Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter “betaald”.
Herinneringen, aanmaningen, incasso
Voor de factuur de op “betaald*” staat, kan je geen herinnering sturen vanuit fENNA. De factuur komt ook niet meer in de aanmaan- en incasso- alerts. Als je hem weer op “openstaand” zet, verandert de status weer terug. Dus als die “herinnerd” of “gemaand” was, zal dat opnieuw “herinnerd” of “gemaand” zijn. Je doorbreekt de cyclus dus niet met de status-verandering. Bij wanbetaling kun je je factuur zo snel, en als fENNA-gebruiker gratis, overdragen aan Excellent Incasso.
Per ongeluk?
Als je per ongeluk de (verkeerde) factuur op “betaald*” zet, is er niks aan de hand. Je kunt hem gewoon weer op “openstaand” zetten. Als er al een herinnering of aanmaning was verstuurd voor de factuur, stelt fENNA de oorspronkelijk status opnieuw in.
Op deze manier kun je ook facturen die “echt” betaald zijn (waarvoor de betaling is verwerkt), óók op “openstaand” zetten. fENNA zet dan bank-betalingen op “te verwerken”, contante betalingen maakt fENNA direct ongedaan.
Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op “openstaand” zetten in het factuur-overzicht.
Betalingen inlezen
Als je betalingen inleest behandelt fENNA de factuur, die op “betaald*” staat, als een gewone openstaande factuur. De factuurbetaling wordt in principe automatisch verwerkt. Als dat niet lukt, zijn de facturen met status “betaald*” beschikbaar in het rechter-paneel, om met de hand te verwerken.
Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.
Het verwerken van betalingen is in fENNA het belangrijkste wat je doet, op het factureren na. De Betalingsverwerking is voor een gedeelte geautomatiseerd, maar je zult het betalingen-scherm toch regelmatig nodig hebben.
In het betalingen-scherm kies je de bestemming van de betaling. Daarmee wordt de boekhouding bijgewerkt.
Als de betaling gebruikt is voor een inkoop, maakt fENNA die op de achtergrond ook aan. Je kunt direct de PDF van de inkoop-factuur bijvoegen. En de inkoop later bij “Inkopen” terugvinden.
Je laat fENNA een inkoop aanmaken door een Btw-percentage te kiezen. Als de inkoop-factuur meerdere Btw-tarieven heeft, verdeel je het betaalde bedrag. Gebruik daarbij de waarde inclusief Btw in de uitsplitsing.
De Btw-code
fENNA bepaalt voor bijna 80% van de bestemmingen welke Btw-code erbij hoort. Automatisch. Dat gaat alvast goed. Als er meerdere mogelijkheden zijn, stelt fENNA er één voor, maar moet je zelf controleren of het klopt, en eventueel veranderen. Als je niet zeker bent over hoe het zit met de Btw, kijk dan eens op de website van de Belastingdienst.
fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.
Buitenlandse leveranciers
Let op dat voor buitenlandse leveranciers een nultarief geldt voor de Btw. fENNA werkt daar mee, maar het betekent wel dat in het adres van het contact het juiste land moet worden aangegeven.
Niet Btw-plichtig
Als je niet Btw-plichtig bent, houdt fENNA daar ook rekening mee. Voor inkopen wordt de 0% Btw-code gekozen. Voor andere betalingen natuurlijk gewoon “geen inkoop”.
Hoe werkte het ook weer?
We hebben vastgesteld dat het scherm voor het verwerken van betalingen het lastigste is, van heel fENNA. Ondanks dat er video’s beschikbaar zijn over hoe het ook weer werkt, kan het best zijn dat je even bent vergeten hoe het ook weer zat.
Om je in die gevallen te helpen, hebben we een functie toegevoegd, die instructies geeft over hoe de betaling te verwerken. Deze instructies verschijnen op het moment dat de verwerking “stokt”, en zijn bedoeld om je te wijzen op de drie zaken om in te voeren:
Contact
Bestemming
Btw-code (wordt in veel gevallen automatisch gedaan)
Of om een openstaande inkoop of verkoop op de betaling te ‘slepen’.
Openstaande inkopen of -facturen
Als je een openstaande inkoop of -factuur verwerkt, doe je dat door die op de betaling te slepen.
Omdat dan automatisch de bestemming en Btw-code wordt bepaald, en die niet veranderd hoort te worden, hebben we gezorgd dat de invoer voor de betaling niet meer gewijzigd kan worden.
Als je de verkeerde inkoop of factuur hebt gebruikt, kun je de juiste er alsnog op slepen. Dat werkt gewoon.
Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.
Herstellen
Als je eigenlijk helemaal geen inkoop of factuur had moeten slepen, klik je op “herstel” om opnieuw te beginnen met de betaling.
De Blauwe Knop
Wil je voortaan alle betalingen op dezelfde wijze verwerken, dan kies je voor de blauwe knop. De toewijzing van contact, bestemming en Btw-code wordt voortaan toegepast op betalingen met dezelfde IBAN van de tegenpartij, of waarvan de omschrijving de tekst in “beschrijving bevat” bevat.
Zie op deze blog-post hoe je betalingen automatisch laat verwerken met de Blauwe Knop.
Het kabinet heeft het nodig gevonden om per 1 januari het lage Btw-tarief te verhogen van 6 naar 9 procent. Dit tarief wordt toegepast op diensten: onderhouds-, reparatie- en herstelwerkzaamheden (fietsen, kleding, woning), kappers, sport, cultuur en recreatie, verstrekken van logies, personenvervoer of het opkweken van dieren of planten, en op goederen zoals boeken, kunst en verzamelobjecten, genees- en voedingsmiddelen, en agrarische goederen (zie hier wat de Belastingdienst schrijft over tarieven en vrijstellingen).
Het bieden van kampeergelegenheid valt onder het lage Btw-tarief.
Ingangsdatum 1 januari 2019
Het nieuwe tarief van 9% gaat in vanaf 2019. Dat betekent dat goederen en diensten die geleverd worden in 2019 of later, onder het nieuwe tarief belast gaan worden. Dat is op zich niet ingewikkeld, maar rond de jaarwisseling moet je wel even opletten. De datums van levering of afname van een dienst, van het aanbod, van de factuur en uiteindelijk van de betaling, lopen namelijk meestal uiteen. Sommige vallen dan in 2019, andere nog in 2018. We zetten het even op een rijtje.
Geleverd in 2018
Als de goederen of diensten zijn geleverd in 2018, vallen ze onder het oude tarief van 6%. Dat wil zeggen dat je, ook als je in 2019 factureert, 6% Btw hanteert. Dat is dus even opletten. In fENNA zijn beide tarieven naast elkaar te gebruiken om dit op te vangen.
In fENNA zijn de 6% en 9% opties naast elkaar beschikbaar.
Aangeboden in 2018
Als een offerte wordt uitgebracht voor een levering in 2019, moet je rekening houden met het nieuwe tarief. Een (particuliere) klant zal zich richten op de prijs inclusief Btw, en als je niet oppast, verdien je dus zomaar 3% minder op je opdracht.
Betaald in 2018, geleverd in 2019
Goederen en diensten die in 2018 in rekening zijn gebracht (gefactureerd) en betaald, maar in 2019 worden geleverd, blijven onder het oude tarief vallen, om moeilijkheden te voorkomen. Stel je voor dat je een concert-kaartje hebt gekocht voor een show in 2019, en je ontvangt een naheffing van 3% voor de Btw-verhoging! En stel je dan eens voor dat je dat als leverancier zou moeten regelen, inclusief inning en afdracht!
Gefactureerd in 2018, geleverd in 2019
Als een levering of dienst vooruit wordt gefactureerd in 2018, maar geleverd in 2019, moet het 9%-tarief al toegepast worden. Daarom is het in fENNA al vanaf 2 november mogelijk om 9%-tarief toe te passen.
Meer informatie
De Belastingdienst is vrij schaars met de informatieverstrekking tot op heden. Maar je kunt op hun pagina over de verhoging lezen wat zij te melden heeft.
Uren voor onderhoud en reparatie aan bestaande woningen vallen ook onder het lage Btw-tarief.
De btw-aangifte is met fENNA eenvoudig te doen. Met het standaard rekeningschema houdt fENNA automatisch bij, wat de bedragen zijn die in het aangifte formulier moeten worden ingevuld.
Doordat fENNA is gekoppeld met de software van de Belastingdienst, wordt de btw-aangifte direct, automatisch ingediend, als je op de knop “Verwerken en versturen” klikt. De btw-aangifte is natuurlijk opgenomen in het fENNA Compleet abonnement.
Het aangifte-formulier
In de linker-menubalk ga je onderin naar “Resultaten”.
Daar zie je de kolommen-balans, zoals die er vandaag uitziet, maar dat zoeken we nu niet.
Ga in het menu, direct onder de kop “BTW” naar “BTW aangifte”.
Zelf invullen
Mocht het zó zijn, dat fENNA niet helemaal “bij” is, dan kun je de waarden in het formulier handmatig overschrijven. Let op, dat dit de automatische bepaling van de btw-aangifte verstoort.
fENNA boekt de handmatige correcties worden op speciale rekeningen, zodat ze altijd goed te achterhalen zijn.
Wel boeken, maar niet indienen
Het kan zijn, dat de aangifte al eerder is ingediend, maar nog niet in fENNA is verwerkt. Bijvoorbeeld omdat je toen nog geen fENNA gebruikte. In dat geval kun je de aangifte in fENNA boeken, door op de knop “Verwerken” te klikken.
Correctie van een voorgaande btw-aangifte
Het komt wel eens voor dat je ná de btw-aangifte nog een inkoop-factuur vindt, die je nog niet was geboekt. Met fENNA is dat geen probleem. fENNA vult de nieuwe aangifte automatisch aan met de correcties over voorgaande perioden. Hiervoor worden de boekingen over eerdere perioden opgevraagd, die ná de meest recente btw-aangifte aangemaakt zijn.
Zolang het Btw-bedrag onder de duizend Euro blijft, is er voor de Belastingdienst ook geen vuiltje aan de lucht.
Is het méér? Dan moet je een suppletie indienen. Neem even contact met ons op. Wij helpen je verder (zie ook Belastingdienst: Btw-corrigeren).
Gecorrigeerde periode
fENNA maakt correcties over eerdere perioden. Deze worden als memoriaalboeking (een balansboeking zonder resultaat) geboekt in de periode waarop ze betrekking hebben. Daarmee kun je achteraf vaststellen dat alle btw voor een periode is aangegeven.
Drie kolommen
Het btw-aangifte formulier heeft in fENNA dezelfde indeling als bij de Belastingdienst. Zodoende staan de omzetbedragen aan de linker-, en de btw-bedragen aan de rechterkant.
fENNA splitst de omzet- en btw-bedragen uit in drie kolommen:
één die het (berekende) totaalbedrag weergeeft. Dit bedrag kun je, zoals we eerder zagen, aanpassen.
de tweede kolom bestaat uit het bedrag dat voor de periode is geboekt.
de derde kolom bevat de bedragen van correcties over eerdere perioden.
Btw-aangifte controleren: de details
In fENNA klik je op de bedragen van de tweede of derde kolom om te zien waar de bedragen vandaan komen. Een pop-up toont ene lijst met de boekingen. Deze vormen de grondslag van de bedragen in de kolommen. Door op een regel te klikken, krijg je de details van de boeking te zien.
Op deze manier is de aangifte eenvoudig te controleren.
Daar zie je de kolommen-balans, zoals die er vandaag uitziet, maar dat zoeken we nu niet.
Ga in het menu, direct onder de kop “BTW” naar “BTW aangifte”.
